|
fjrigjwwe9r0t_Info:InfoContent 2019年4月23日下午，北京云章科技有限公司在北京裕龍國際酒店舉辦了“云章出版ERP財務培訓及交流研討會”，由于會議室場地有限，本次只為報名前30家出版社的財務主任和財務人員共計60人提供了培訓。
本次培訓內(nèi)容主要分為稅控專題、成本核算專題、選題成本概算專題、審計專題、財務數(shù)據(jù)分析專題，通過這五個專題將財務日常工作中的問題和難點進行了深入淺出的講解，幫助出版社財務更好的通過ERP系統(tǒng)不斷提升工作效率和財務管控。
本次培訓主要內(nèi)容如下：
一、稅控專題
1、稅率調(diào)整應對
2019年4月1日起增值稅稅率由原來的16%調(diào)整為13%，原10%調(diào)整為9%。為應對稅率調(diào)整云章ERP系統(tǒng)增加了銷項稅的調(diào)整配置功能，增加了紙張采購單的稅率批量調(diào)整功能，并在稅率調(diào)整過程中ERP使用上需要注意的一些事項向大家做了介紹。
2、稿酬、勞務合并計稅策略
云章ERP系統(tǒng)的稿酬計稅策略，支持按品種（書號、項目）累計；按月累計；按次不累計。勞務計稅策略，按月累計；按次不累計。在稿酬計稅策略為按月時，填寫身份證號后系統(tǒng)會自動檢測此身份證號此前“此前累計個稅額”，“此前累計收入額”，“涉及支付單號”，待支付顯示“財務年”，“財務月”，來選擇同一財務年與月才可以按月關(guān)聯(lián)。付款時彈出對話框提示當前累計年份與月份。
3、發(fā)票申請單與稅控接口插件
云章ERP系統(tǒng)針對國家稅務總局的開票明細要求，設計了與稅控系統(tǒng)對接的專用集成接口插件，可以實現(xiàn)與航天金稅、百望云稅控系統(tǒng)的紙票和電子票對接，ERP系統(tǒng)也配合接口增加了紙票和電子票的發(fā)票種類，增加了發(fā)票信息管理和上傳功能，實現(xiàn)了ERP發(fā)票申請時將開票明細通過接口直接傳到稅控系統(tǒng)中。
二、成本核算專題
云章ERP系統(tǒng)的成本核算體系進行了優(yōu)化，實現(xiàn)了生產(chǎn)過程中的成本自動歸集，將以前的手工錄入核定單（成本歸集）改為按生產(chǎn)實際發(fā)生后的自動化成生核定單。例：稿酬成本自動歸集，通過系統(tǒng)中的合同管理模塊實現(xiàn)稿酬費用的自動歸集，在合同管理中設計了稿酬支付約定（階梯稿酬），合同流程完成后，系統(tǒng)根據(jù)合同自動成生核定單。
通過這種自動化成本歸集的應用，可以實現(xiàn)書一下廠稿酬成本、裝幀設計成本、校排成本、印裝成本等自動生成核定，減少了手工操作的工作量，也避免了手工操作的不及時。
在成本核算時還有一種難點，圖書在生產(chǎn)過程中，因一些原因書不在出版，而此時圖書可能已發(fā)生成本，這些費用不能有效結(jié)轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)移到其他項目上，只能作為出版損失進行處理。云章ERP系統(tǒng)中設計了“出版損失”模塊來有效的解決這一問題。
三、選題成本概算專題
出版社現(xiàn)在對選題策劃階段對經(jīng)濟效益的成本核算越來越重視，由于以前各社的核算要求不一樣，為了方便對比查詢及控制我們研發(fā)了“選題成本概算”模塊，可以對選題階段的成本概算進行模塊化管理和自動化計算，并與選題立項后生產(chǎn)階段應計成本作對比，方便做成本執(zhí)行的管控。
四、審計專題
企業(yè)內(nèi)控、互控，當代審計理論不僅是傳統(tǒng)審計財務報表，也關(guān)注內(nèi)部控制，審計理論已由詳細審計進化為風險導向型審計。在各家事務所中，內(nèi)部控制的評價程序已經(jīng)是傳統(tǒng)財務報表審計工作中不可或缺的一部分。加強ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制制度，關(guān)鍵業(yè)務流程的內(nèi)部控制的規(guī)范化是非常有必要的，系統(tǒng)里也隨之不斷強化了內(nèi)部管控的功能。
1、企業(yè)內(nèi)控、互控
（1）內(nèi)部欠款管控--客戶欠款、應收賬款超出最大允許金額提醒并強制指定人審批。
（2）內(nèi)部審批流管控--客戶發(fā)貨單承收、調(diào)賬按金額范圍指定不同級別領導審批。
（3）折扣管控--圖書折扣<客戶折扣<折扣策略。
（4）銷售合同管控--客戶信息上傳銷售合同、嚴格按照銷售合同執(zhí)行最大業(yè)務應收欠款額度、應收賬款欠款額度，財務開票時顯示并存儲當時執(zhí)行的合同編號，方便后期備查；超出最大允許應收賬款欠款提醒。
（5）收入、成本及時性管控--為了真實、完整的反映企業(yè)經(jīng)營成果和財務狀況，根據(jù)以往的經(jīng)驗建議出版社做到以下兩點：
◆ 及時歸集成本，系統(tǒng)支持多環(huán)節(jié)自動生成費用核定，建議入庫后一定周期內(nèi)(最好是當月或者銷售周期以內(nèi))完成成本歸集，完工結(jié)轉(zhuǎn)。成本歸集、完工及時性避免項目在產(chǎn)品或產(chǎn)成品余額在某個時間點出現(xiàn)負數(shù)。
◆ 空轉(zhuǎn)入庫、發(fā)貨（印廠直發(fā)）圖書要按照實際送貨狀態(tài)及時確認主營收入，避免預收賬款長期掛賬、在途虛增，不能及時確認收入結(jié)轉(zhuǎn)主營成本。
2、審計對賬
（1）堅持對賬：每月養(yǎng)成對賬習慣，做到有問題早發(fā)現(xiàn)。
（2）做賬規(guī)則：有余額的科目如果有手動業(yè)務憑證必須與ERP對接科目區(qū)分；不要在總賬直接修改ERP傳過去的憑證，有問題要從ERP源頭調(diào)整。
（3）財產(chǎn)清查：做到賬實相符，定期盤點、報損、計提存貨跌價準備；建立往來對賬機制、及時銷賬、函證、計提壞賬準備(信用減值損失)、賬齡分析等。
3、審計數(shù)據(jù)
云章ERP系統(tǒng)為審計提供的主要數(shù)據(jù)表有：產(chǎn)成品在庫發(fā)出統(tǒng)計表、完工入庫明細表、應計生產(chǎn)成本余額表、往來科目賬齡表、銷售收入明細表-按清單/按圖書表、客戶應收賬款余額賬齡表、客戶欠款情況表、預收賬款發(fā)生額明細表、預收賬款余額賬齡表、發(fā)出（在途）商品賬齡表等為大家做了講解。
五、財務數(shù)據(jù)分析專題
1、財務指標數(shù)據(jù)分析
4、數(shù)據(jù)對比與排行榜
5、財務數(shù)據(jù)報表
培訓會由兩名實施工程師，歷時2個多小時的對財務的五個專題內(nèi)容進行了詳細的培訓，對財務工作中的問題、難點，以及對應的系統(tǒng)功能和應用技巧都進行了關(guān)鍵點的講解。
我們還邀請了兩個出版社的財務主任為大家做了系統(tǒng)應用和工作經(jīng)驗的分享：
北京交通大學出版社財務應用心得 財務主任 羅靜
（1）全面了解
要想使用好一款軟件首先要深入了解這款軟件，一定要多點擊多使用多發(fā)現(xiàn)，做到熟練使用軟件，促使它為我們服務，要及時和公司技術(shù)人員溝通給軟件公司提建議，使它更適合本社的需要，要不斷的磨合。
（2）領導重視，全社參與
要使一款軟件更好的服務于我們，需要全社人員認真參與，云章實施工程師胡凱曾說，我們社之所以使用云章ERP比較好，首先是社領導非常重視。為了云章ERP的順利上線，我們社開過好幾次動員大會，上線后請云章工程師來現(xiàn)場培訓，社內(nèi)也在各個環(huán)節(jié)進行過多次的需求會議。其次在于我們的關(guān)鍵崗位的人員專業(yè)素質(zhì)高，例如總編辦的兩位負責云章上線的同志都是計算機專業(yè)的專業(yè)人員，我們財務的人員小盧本科曾是計算機專業(yè)，研究生為物流專業(yè)，之后轉(zhuǎn)為財務，負責年終核算和各種數(shù)據(jù)的調(diào)取和配比。
（3）數(shù)據(jù)的應用
前一段時間我們剛經(jīng)過前任社長的離任審計工作，審計人員提出了各種各樣的數(shù)據(jù)需求，包括賬齡分析、圖書單品種折扣配比等等，我們都是從云章ERP中直接取數(shù)，也基本滿足了審計提出的要求，得到了審計公司的認可。
（4）關(guān)于責權(quán)
額外說一點，各個部門要各盡其責，責權(quán)分離，劃分清楚。財務人員要學會保護自己，不要什么責任都攬在身上。云章這點做的比較好，審批有流程，各個部門分頭做好工作，財務負責匯總及分析數(shù)據(jù)。層層審批，到財務記賬流程的時候數(shù)據(jù)基本上都過了兩三遍了，期間有專人復核，減少了差錯率。
最后，羅主任根據(jù)自身負責的工作內(nèi)容，向大家分享了ERP系統(tǒng)中個稅申報導出數(shù)據(jù)的技巧、常用財務數(shù)據(jù)報表在系統(tǒng)中的使用、出版基金驗收所需要的數(shù)據(jù)如何從ERP中查詢和導出等應用經(jīng)驗。
中國婦女出版社圖書成本歸集分享 財務部主任 宋志影
宋主任在中國婦女出版社對軟件的選型、實施全程參與，并經(jīng)過5年的使用，對系統(tǒng)非常了解，今天主要是分享他們社在成本歸集方面的一些經(jīng)驗和辦法。
圖書成本項目設置，也就是ERP里的成本結(jié)算項，主要分為六大項：稿費、制版費、紙張材料費、印制費、裝訂費、覆膜費。
圖書成本結(jié)算項設置好后進行日常成本歸集，以前社里用的是其他公司的ERP軟件，那套軟件的圖書成本錄入是在財務部門，這樣設計的缺點是財務人員工作量很大，但優(yōu)點是圖書成本何時結(jié)轉(zhuǎn)財務是可控的。
云章ERP系統(tǒng)是我社在2014年上的，記得當時選型的時候有好幾家軟件公司到社里進行演示，最后社里和財務部綜合考慮，擇優(yōu)選擇了云章這套ERP系統(tǒng)。因為，適合出版行業(yè)的任何一套系統(tǒng)一定是以財務核算為基礎的，而財務核算的重中之重就是成本核算，云章ERP和我們以前用的軟件有質(zhì)的區(qū)別，它將圖書成本錄入前置化，也就是將成本錄入全部放到編輯人員和印務部門操作，這種設計我最大的使用心得就是減少了財務人員的日常工作量，但萬事均有利弊，成本結(jié)算錄入前置化財務確實省去了一定的工作量但同時也遇到一個難題，就是成本結(jié)轉(zhuǎn)完成時間會變得不可控，那么如何讓成本結(jié)轉(zhuǎn)時間可控這是在上軟件后我必須要想辦法去解決的問題，我們社是季度結(jié)賬，每個季度要將已經(jīng)入庫的圖書成本全部歸集完成，那么怎么讓編輯人員、印務部、財務部三者有效的配合及時完成圖書成本閉環(huán)控制，我制定了三個策略：
（1）人力：財務部一定要設專人負責所有圖書成本的核定工作（即成本歸集），全程都由這一個人來負責，由一個人負責所有圖書成本的核定、審核工作可以提升工作責任心，提高工作效率。
（2）時間：把不可控的時間變成可控，就要給業(yè)務部門提要求，一是要求印務部要在圖書入庫的當月向財務部提交印裝費用結(jié)算單，財務部審核后再由印務部錄入系統(tǒng)。做印務核定；二是要求編輯人員在圖書入庫后三日內(nèi)將稿費等編務費用錄入系統(tǒng)，完成編務核定。
（3）管控：要求負責成本核算的會計人員，除日常嚴格按成本工價審核成本外，要在每季度最后一個月的月初將未結(jié)轉(zhuǎn)的圖書（在產(chǎn)品）的成本表打印出來（ERP系統(tǒng)里有《在產(chǎn)品統(tǒng)計表》），報表打印后要進行逐項成本費用核對，成本歸集齊全的圖書就可以做核定完成了。
在圖書成本的歸集過程中我認為有兩個監(jiān)控點是需要注意的，一是成本是否按工價結(jié)算，這個點一定是要在印務部將成本結(jié)算單錄入系統(tǒng)前由會計人員根據(jù)圖書工價進行審核，審核無誤后再交印務部錄入系統(tǒng)，這樣先審核后錄入可以有效避免軟件操作時的反復修改，提高工作效率的同時可以減少差錯率。二是結(jié)轉(zhuǎn)完工時怎么保證不會缺失編務費用，因為很多社的編輯人員是不坐班的，在圖書完工要結(jié)轉(zhuǎn)時發(fā)現(xiàn)缺少了一塊編務費用，著急但又找不到人，這種情況我們在軟件實施初期是遭遇過的，那么怎么避免這個問題，我就要求會計人員在見到印裝費結(jié)算單時一定要看這本書的編務費用是否已經(jīng)錄入系統(tǒng)，如果發(fā)現(xiàn)遺漏要及時催促，而不是等到結(jié)轉(zhuǎn)完工時再去看有沒有編務費用，那樣就會延誤，會非常被動。
現(xiàn)在圖書的市場銷售回款周期基本上地面店是在6-10個月，網(wǎng)店是在3-6個月，而圖書的印刷周期基本都是在1-2個月內(nèi)就可以完成，從2014年上了云章ERP系統(tǒng)以后，我們按這個步驟和這套方法，基本上是可以保證當季所有入庫、且開發(fā)票的圖書成本都能歸集齊，都可以進行完工結(jié)轉(zhuǎn)。極個別情況不能結(jié)轉(zhuǎn)的我們可以按上一年的圖書成本率進行預估，這個云章ERP系統(tǒng)是支持的，預估的成本在圖書全部核定完成后，下次結(jié)轉(zhuǎn)時系統(tǒng)成本核算里的“差額處理單”會自動多沖少補。
最后我想總結(jié)一下云章ERP系統(tǒng)對于成本核算的優(yōu)勢，五年的實際應用我最大的感觸就是這套系統(tǒng)確實減少了財務人員的成本錄入時間，把財務人員機械性的錄入操作變成了財務管控，提高了財務人員的成本審核、成本歸集和日常工作的財務管理能力，同時也增加了出版社的內(nèi)控監(jiān)督流程，區(qū)別于以往財務一個部門完成成本歸集改為由多個部門協(xié)同完成，這樣多次、多道審核，降低了差錯率，也達到了圖書成本層層把關(guān)、層層監(jiān)控的目的。要知道在目前出版行業(yè)紙媒銷量下滑，競爭壓力大，現(xiàn)金為王的市場環(huán)境下，通過財務有效管控將圖書成本率降低一個百分點都是對出版社現(xiàn)金流量的巨大貢獻。
|
您的位置：
