一、項目簡介

    南京大學出版社成立于1984年，由教育部主管、南京大學主辦，自成立之日起，就秉承“誠樸雄偉，勵學敦行”的校訓，著力把自己鑄造成一流的綜合性大學出版社。

    南京大學出版社原使用“復旦天翼”的編輯及發(fā)行系統(tǒng)，手工與財務對接，存在各部門數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)不一致的情況：比如發(fā)行倉儲的發(fā)貨客戶與財務客戶名稱不一致、數(shù)量不一致；編輯及出版部付款單位名稱不一致、數(shù)量不一致；單書成本結轉多結或者少結，發(fā)行倉儲庫存商品與財務產成品不一致等各類情況。

    隨著出版業(yè)務的不斷擴大及社領導精細化管理的目的，原有“天翼”系統(tǒng)已經不能滿足南京大學出版社的管理需要。在經過南京大學出版社ERP領導小組經過對行業(yè)軟件的大量調研、論證及多方的客戶考察，2016年對南京大學出版社ERP系統(tǒng)建設進行公開招標。

    2016年11月，我公司中標“南京大學出版社所需ERP系統(tǒng)項目（招標編號：066016982371）”，為南京大學出版社提供《云章復合出版ERP系統(tǒng)v5.0》，實現(xiàn)出版社圖書、音像、電子和網絡出版等多元化、立體化的復合出版業(yè)務管理；提供《OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)》，實現(xiàn)行政辦公的全面規(guī)范化、自動化管理；提供《云章EDI經銷商數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)》，實現(xiàn)ERP系統(tǒng)與京東、亞馬遜、當當、新華文軒、浙江省店、江蘇省店、湖北三新、人天書店的書目信息、庫存信息、訂單信息等在線業(yè)務的數(shù)據(jù)交換。

    二、實施簡介

    2016年12月，云章實施團隊進場，展開前期全面的調研工作，在社領導和各部門的全力配合下，順利的完成了項目整體實施規(guī)劃方案、出版流程配置方案、業(yè)務應用方案、歷史數(shù)據(jù)遷移方案等。本次數(shù)據(jù)遷移需要將天翼系統(tǒng)內原有數(shù)據(jù)全部遷移進云章ERP系統(tǒng)，雖然我們之前在上海交通大學出版社成功遷移過復旦天翼系統(tǒng)，但復旦天翼系統(tǒng)畢竟與我公司的云章出版ERP管理系統(tǒng)的設計理念、業(yè)務邏輯、數(shù)據(jù)關系都存在非常大的差異，經過多次與南大社信息中心及營銷部溝通和數(shù)據(jù)分析，遇到數(shù)據(jù)問題就上會討論，形成數(shù)據(jù)調整方案就分配落實，在投入大量時間、若干次的數(shù)據(jù)試遷移和調整后，終于完成從選題、項目、三審、印前、付印、入庫到發(fā)貨、發(fā)票及收款的全流程數(shù)據(jù)遷移；并按照業(yè)務流程配置方案完成了系統(tǒng)的業(yè)務流程再造，系統(tǒng)的業(yè)務流程、單據(jù)流程、表單配置都經過了社領導和相關人員的確認，于2017年10月完成項目實施的第一階段發(fā)行、倉儲、發(fā)行財務的上線及編務和印務的全流程打通上線。隨后開始進行材料賬和成本賬的核對，及中間狀態(tài)的數(shù)據(jù)補錄，在社領導和各部門相關人員的大力配合下，于2017年11月完成第二階段編輯、印制及財務的上線，至此，南京大學出版社ERP系統(tǒng)完成全面上線，實現(xiàn)了出版業(yè)務流程的規(guī)劃化、系統(tǒng)化管理，實現(xiàn)了各部門業(yè)務的線上協(xié)同，徹底消除了各部門之間的信息孤島，以及數(shù)據(jù)的不完整、不準確、不一致等諸多問題，出版ERP系統(tǒng)全面上線后得到了南大社領導和信息化小組成員的高度評價。

    三、經驗分享

    1、多業(yè)務流程精細化管理

    南大社不是按照一個標準的管理流程對圖書進行出版的，而是以不同的圖書性質和類型來適配不同的出版流程管理，這種按不同的流程走不同的流程也是我們云章出版ERP系統(tǒng)v5.0的新特點之一，能夠很好的支持出版社多業(yè)務流程管理，實現(xiàn)了出版業(yè)務的精細化管理。

    2、業(yè)務數(shù)據(jù)規(guī)范化管理

    社內操作人員以前使用復旦天翼系統(tǒng)時都能非常熟練的操作自己模塊的系統(tǒng)，不用考慮上下游的數(shù)據(jù)銜接問題，所以業(yè)務數(shù)據(jù)的自主性和隨意性很大，如圖書信息均可自行修改，上線云章出版ERP系統(tǒng)以后，數(shù)據(jù)完全是一體化的，數(shù)據(jù)從選題開始進入系統(tǒng)向后自動流轉，生產過程中的每個環(huán)節(jié)的單據(jù)數(shù)據(jù)都要經過審核審批，確保數(shù)據(jù)的有效性和準確性，如果發(fā)現(xiàn)已生成的數(shù)據(jù)有誤，可以在系統(tǒng)發(fā)起信息修改單，經過審批后才能修改生效，這樣能夠確保線上數(shù)據(jù)的結果與線下圖書的數(shù)據(jù)一致。

    3、各業(yè)務的全面管理

    南大社近幾年的發(fā)展速度飛快，業(yè)務的復雜性也是同行業(yè)最為復雜的出版社之一，復雜性不僅表現(xiàn)在市場類圖書的多樣化，而且與各類型作者及公司的業(yè)務合作也極具特色和多樣化，很多業(yè)務方式也是云章實施團隊首次遇到，我們的目標要實現(xiàn)各業(yè)務在ERP系統(tǒng)的全面管理，ERP系統(tǒng)既要支持不同類型的業(yè)務，還要符合不同類型業(yè)務對應的財務規(guī)范做賬方式，在經過與財務人員的全方位溝通后，在系統(tǒng)中實現(xiàn)了不同類型的業(yè)務支持及對應的財務賬務處理，滿足了南大社業(yè)務的全面管理。

    4、工作方式與習慣的轉變

    社內操作人員的操作方式和使用習慣都發(fā)生了很多變化，ERP系統(tǒng)剛上線時，有些人員很快能適應新的系統(tǒng)和新的工作方式，有些人員還不太適應，導致不太愿意使用系統(tǒng)，經過云章實施團隊多次組織培訓、按崗位下發(fā)操作手冊、QQ群及電話給予解答、現(xiàn)場給予一對一輔導等多種方式的努力下，各部門人員逐漸適應新的系統(tǒng)和新的工作方式，大家也慢慢的認可我們這種全平臺一體化的ERP系統(tǒng)與以前局部系統(tǒng)的不同，在數(shù)據(jù)的完整性、一致性上有非常大的查詢優(yōu)勢，確實給工作帶了很多便利。

    四、項目總結

    經過雙方實施團隊的共同努力，ERP系統(tǒng)上線使用后，對出版社業(yè)務的規(guī)范化、標準化、編印發(fā)財數(shù)據(jù)共享、整體工作效率的提高都有很大的幫助，對出版工作容易出現(xiàn)問題的地方能夠及時發(fā)現(xiàn)和堵漏。在上線總結會上，薛總提出ERP是實現(xiàn)社領導班子精細化、規(guī)范化管理的必要工具，各部門要克服困難，耐心磨合，要與云章公司深度合作，希望在今后的使用過程中，云章公司能為我們提供更多出版社的成功經驗，讓ERP系統(tǒng)發(fā)揮更大的價值。