眾所周知，出版行業(yè)是一個(gè)信息量大、腦力勞動(dòng)密集型、工作流程復(fù)雜的行業(yè)，而且建立ERP管理信息系統(tǒng)較其他行業(yè)，如制造、金融等行業(yè)起步較晚。但隨著出版行業(yè)體制管理改革不斷深入，ERP系統(tǒng)在出版企業(yè)的應(yīng)用逐漸廣泛起來(lái)，ERP不僅是一套企業(yè)管理軟件，更是一套先進(jìn)的企業(yè)管理理念，通過(guò)先進(jìn)的信息管理技術(shù)工具，實(shí)現(xiàn)出版企業(yè)編、印、發(fā)、財(cái)核心業(yè)務(wù)的一體化管理，有效的解決信息孤島、重復(fù)勞動(dòng)、核算滯后、管理漏洞、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)等諸多問(wèn)題，幫助出版企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理、精細(xì)化管理，以及為管理層提供科學(xué)的決策支持，實(shí)施ERP也是出版企業(yè)借助科技發(fā)展的必由之路。

我社2009年開(kāi)始實(shí)施用友公司基于NC平臺(tái)開(kāi)發(fā)的出版ERP系統(tǒng)，實(shí)施過(guò)程中，雖然解決了部門(mén)間的業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的銜接問(wèn)題，用友的靈活設(shè)置和自定義報(bào)表功能較好地為財(cái)務(wù)查詢數(shù)據(jù)提供了便利，但由于用友缺乏熟練專業(yè)人員的維護(hù)，加上對(duì)出版行業(yè)的該系統(tǒng)的支持和重視并不深入，很多功能在實(shí)施過(guò)程中耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，隨著使用年限變長(zhǎng)出現(xiàn)很多功能變異，導(dǎo)致業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳輸?shù)截?cái)務(wù)平臺(tái)上不準(zhǔn)確，需要手工調(diào)整不相符的地方，給財(cái)務(wù)報(bào)表及業(yè)務(wù)報(bào)表的準(zhǔn)確性帶來(lái)困擾，使財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門(mén)增加更大工作量。

隨著領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)企業(yè)管理信息化的重視，第一要解決出版社ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程科學(xué)化管理、數(shù)據(jù)唯一、實(shí)時(shí)共享，能夠清晰準(zhǔn)確的展現(xiàn)出版社經(jīng)營(yíng)情況；第二要解決出版社ERP系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展性，從產(chǎn)品功能擴(kuò)展與技術(shù)服務(wù)支持都要能夠與出版社共同發(fā)展，而不能讓信息化影響出版社的發(fā)展；第三要解決出版ERP系統(tǒng)對(duì)出版社數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的支持，實(shí)現(xiàn)出版社傳統(tǒng)出版與數(shù)字出版的融合發(fā)展；第四要深入體制管理的改革，就要改變傳統(tǒng)出版管理方式，借助專業(yè)的ERP軟件系統(tǒng)，更加規(guī)范管理出版企業(yè)各環(huán)節(jié)各流程。按照社領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一部署，我社專門(mén)成立了ERP系統(tǒng)信息化小組，深入調(diào)研和收集現(xiàn)存問(wèn)題，通過(guò)社領(lǐng)導(dǎo)班子多次會(huì)議研討，決定對(duì)ERP進(jìn)行全新改造。2016年7月，我社按照嚴(yán)格流程委托招標(biāo)公司公開(kāi)進(jìn)行ERP系統(tǒng)招標(biāo)，最終由北京云章科技有限公司中標(biāo)，實(shí)施云章出版ERP管理系統(tǒng)替換現(xiàn)用的用友NC系統(tǒng)。

2016年8月，雙方人員共同組建了云南教育出版社ERP項(xiàng)目實(shí)施小組，針對(duì)編輯、出版、發(fā)行、物流、財(cái)務(wù)等各相關(guān)職能部門(mén)開(kāi)展調(diào)研工作，在10月下旬，完成項(xiàng)目的調(diào)研方案、應(yīng)用方案、數(shù)據(jù)遷移方案。在業(yè)務(wù)流程規(guī)劃、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、權(quán)限規(guī)劃與分配、歷史數(shù)據(jù)試驗(yàn)遷移與調(diào)整、靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備齊全的條件下。2017年1月，完成第一階段新舊系統(tǒng)切換，發(fā)行、物流、發(fā)行財(cái)務(wù)正式上線。2017年2月，在成本賬、材料賬等平賬完成后，我社編輯、印制、財(cái)務(wù)正式上線運(yùn)行。財(cái)務(wù)上線同時(shí)，云章出版ERP系統(tǒng)與用友總賬系統(tǒng)對(duì)接上線，所有業(yè)務(wù)憑證自動(dòng)在總賬系統(tǒng)中生成。至此，我社實(shí)施云章出版ERP系統(tǒng)全面上線，流程整體鋪開(kāi)、數(shù)據(jù)全面貫通，在社領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)力支持下，以及云章實(shí)施工程師辛苦地帶領(lǐng)下，所有人員按照云章ERP管理系統(tǒng)要求分工合作，協(xié)同作戰(zhàn)，終于在2017年的財(cái)務(wù)月報(bào)、半年報(bào)及年報(bào)，都順利取數(shù)成功，并通過(guò)會(huì)計(jì)事務(wù)所年報(bào)審計(jì)同時(shí)做到按時(shí)按質(zhì)上報(bào)上級(jí)主管單位。

云章公司站在出版行業(yè)的角度為我出版社提供功能更多、更好、更快的云章出版ERP管理系統(tǒng)全新版本v5.0，幫助我社提高了管理水平、加強(qiáng)了內(nèi)部控制，增強(qiáng)防控風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)正確取數(shù)有較大地改善。本人總結(jié)了以下幾個(gè)方面，希望對(duì)其他出版單位的ERP建設(shè)財(cái)務(wù)方面有所幫助。

1、出版ERP管理系統(tǒng)建設(shè)成功的關(guān)鍵。首先是統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，從上而下強(qiáng)力推進(jìn)；其次是人的因素，必須切實(shí)提高出版行業(yè)人員素質(zhì)和操作能力；最后是出版行業(yè)也存在多樣化、復(fù)雜化，那么就需要ERP系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類(lèi)區(qū)別、對(duì)不同類(lèi)別的業(yè)務(wù)采取不同的方式進(jìn)行管理運(yùn)行。云章出版ERP管理系統(tǒng)對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)類(lèi)型均能提供有效的解決方案，確保業(yè)務(wù)的規(guī)范和財(cái)務(wù)的準(zhǔn)確核算。ERP出版管理信息系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)十分復(fù)雜、難度很大的系統(tǒng)工程。其實(shí)施難度不僅在于技術(shù)繁瑣、操作復(fù)雜，更在于出版企業(yè)的管理理念、管理方式、管理程序都要隨之發(fā)生較大的改變。所以ERP建設(shè)需要單位領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)，需要決策層、管理層、操作層等各級(jí)相關(guān)人員密切配合，需要全體員工共同參與的。有些單位在實(shí)施初期，員工都簡(jiǎn)單地認(rèn)為上了系統(tǒng)就是減輕工作量，這樣的認(rèn)識(shí)是不對(duì)的。提高效率是ERP項(xiàng)目的最終目標(biāo)之一，其前提則是每個(gè)員工都要保質(zhì)保量并且高效地完成自己的工作。如果某一個(gè)員工責(zé)任心不夠，不認(rèn)真負(fù)責(zé)，那么他所做的工作可能就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。所以首先，要對(duì)各個(gè)層面的人員進(jìn)行信息技術(shù)和軟硬件操作的培訓(xùn)。其次，對(duì)財(cái)務(wù)人員單獨(dú)培訓(xùn)。財(cái)務(wù)人員是財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的具體操作者，財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)直接影響財(cái)務(wù)管理水平和ERP建設(shè)最終效果。

2、出版ERP管理系統(tǒng)強(qiáng)化了財(cái)務(wù)管理功能，讓財(cái)務(wù)部門(mén)成為真正的核心數(shù)據(jù)中心。在系統(tǒng)實(shí)施中，我也充分感受到財(cái)務(wù)人員的繁忙和責(zé)任重大，當(dāng)“各路”業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匯流到財(cái)務(wù)部門(mén)時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)不斷檢查、核對(duì)、協(xié)調(diào)，一發(fā)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)不合理和不正確，又將錯(cuò)誤的“各路”業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)返回到源頭上，這樣反反復(fù)復(fù)上上下下“流動(dòng)”，同時(shí)根據(jù)事實(shí)反饋不斷完善修改業(yè)務(wù)流程，大力推動(dòng)ERP建設(shè)，做到財(cái)務(wù)部門(mén)的每筆金額帳和業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)賬通過(guò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)應(yīng)，財(cái)務(wù)部可以實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)管控和監(jiān)控，同時(shí)所有業(yè)務(wù)憑證通過(guò)設(shè)置可以全部自動(dòng)生成會(huì)計(jì)科目、會(huì)計(jì)憑證到達(dá)財(cái)務(wù)總賬。

3、加強(qiáng)合同管理，保證款項(xiàng)支付的正確性和真實(shí)性。出版合同管理也是ERP系統(tǒng)中十分重要的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是稿酬支付申請(qǐng)、審核、財(cái)務(wù)付款的依據(jù)。在合同填報(bào)時(shí)，我社對(duì)合同的關(guān)鍵信息進(jìn)行了表單模板化，將支付單位、計(jì)酬方式、合同有效期、具不具備網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)等重要信息進(jìn)行了校驗(yàn)，以此保證數(shù)據(jù)的正確性。在稿酬支付申請(qǐng)和審核時(shí)關(guān)聯(lián)合同，編輯可按合同約定進(jìn)行提請(qǐng)，并在合同有效期到期前提醒，同時(shí)編務(wù)部門(mén)合規(guī)合理的復(fù)核，以及財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行實(shí)時(shí)審核，保證款項(xiàng)支付正確性和真實(shí)性，三大環(huán)節(jié)和流程的管控很大程度上減少因違反合同或合同過(guò)期而產(chǎn)生的差錯(cuò)，也降低了超出合同約定的法律風(fēng)險(xiǎn)。

4、成本滯后問(wèn)題一直是出版行業(yè)普遍存在的行業(yè)通病，系統(tǒng)的節(jié)點(diǎn)控制功能使成本及時(shí)歸集成為可能。在實(shí)際操作中，相關(guān)責(zé)任人在系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)控制前必須把各自涉及到的實(shí)際發(fā)生費(fèi)用通過(guò)核定單進(jìn)入對(duì)應(yīng)項(xiàng)目成本，管理人員對(duì)核定費(fèi)用進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)最終對(duì)核定成本進(jìn)行監(jiān)控和分析，通過(guò)軟件基本可以在圖書(shū)入庫(kù)前及時(shí)歸集各項(xiàng)成本，實(shí)現(xiàn)單品種核算。

5、稿費(fèi)支付非常特殊，是成本費(fèi)用支付最容易出現(xiàn)紕漏的一個(gè)問(wèn)題。按國(guó)家相關(guān)法律要求，稿酬代扣稅金的累計(jì)計(jì)稅方式異常復(fù)雜，特別體現(xiàn)在重印書(shū)的合并計(jì)稅時(shí)，通過(guò)手工核算需要查找時(shí)間跨度長(zhǎng)的領(lǐng)取人名單用于合并計(jì)稅，非常容易出錯(cuò)，給財(cái)務(wù)計(jì)稅及報(bào)稅帶來(lái)很大挑戰(zhàn)。云章出版ERP系統(tǒng)通過(guò)軟件公式的運(yùn)用、付款明細(xì)的記錄，實(shí)現(xiàn)了稿酬支付的自動(dòng)化處理，給財(cái)務(wù)核算工作變得非常輕松。

6、由于我出版社為二級(jí)企業(yè)，經(jīng)常要向集團(tuán)以及主管行政部門(mén)上報(bào)各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表。云章出版ERP系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的管理非常嚴(yán)謹(jǐn)，所有數(shù)據(jù)都是經(jīng)過(guò)層層環(huán)節(jié)傳輸以及各流程對(duì)流入數(shù)據(jù)的審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性，為財(cái)務(wù)輸出報(bào)表提供了非常好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，財(cái)務(wù)可以在系統(tǒng)中直接生成的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表，通過(guò)加工計(jì)算形成所需的各種明細(xì)報(bào)表。

目前，我出版社經(jīng)過(guò)一年來(lái)的使用，遇到的問(wèn)題大部分已解決，但還希望云章出版ERP系統(tǒng)不斷完善和維護(hù)，為出版社長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展提供持續(xù)的保障與技術(shù)支持。

總之，云章出版ERP管理系統(tǒng)是專為出版行業(yè)打造的企業(yè)管理工具，它匯集了數(shù)百家出版社的管理思想和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。目前，我出版社人員都已適應(yīng)新系統(tǒng)的管理模式，雖然財(cái)務(wù)人員工作量并未大幅減輕，但確實(shí)方便了很多，也使我社業(yè)務(wù)流程進(jìn)一步規(guī)范、數(shù)據(jù)清晰準(zhǔn)確、成本費(fèi)用歸集及時(shí)、成本支出有據(jù)有實(shí)、收入與成本基本匹配、業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)能夠有效銜接，財(cái)務(wù)庫(kù)存賬、材料賬與業(yè)務(wù)三級(jí)明細(xì)能做到相符，業(yè)務(wù)三級(jí)明細(xì)能與實(shí)物一致。由此，以云章出版ERP管理系統(tǒng)生成數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)分析能及時(shí)準(zhǔn)確地為社領(lǐng)導(dǎo)提供有效經(jīng)營(yíng)決策。