出版業(yè)離不開文檔，數(shù)字出版更是離不開文檔管理。在運(yùn)作數(shù)字出版項(xiàng)目的過程中，層出不窮的文檔應(yīng)該怎樣管理？有哪些必要環(huán)節(jié)？

    為確保項(xiàng)目嚴(yán)格按照質(zhì)量管理體系及相關(guān)規(guī)范有序地進(jìn)行，對項(xiàng)目中形成的文檔和記錄（包括開發(fā)文檔、管理文檔、培訓(xùn)文檔、決策文檔等），都必須實(shí)施有效的控制和管理。

    文檔管理需要有一定的規(guī)范。在管理之初，需要對所有的項(xiàng)目文檔格式進(jìn)行統(tǒng)一化，并設(shè)置屬性。主要包括：

    1.文檔編號規(guī)則：項(xiàng)目編號—文檔分類編號—日期〔標(biāo)題〕。

    2.狀態(tài)屬性分為草稿、已校正和正式發(fā)布三種。

    3.安全級別定義文檔的保密性，可以根據(jù)其可見性分為公開、內(nèi)部使用、機(jī)密等。

    4.通用格式：封面+變更說明+目錄+正文。

    5.變更說明：以表格形式說明什么人在什么時(shí)候?qū)ξ臋n做了哪些改動。

    此外，還需要通過對項(xiàng)目文檔版本的控制，記錄項(xiàng)目實(shí)施過程中各階段環(huán)節(jié)的發(fā)展變化情況，確保由不同人員所編輯的文檔得到一致的更新和維護(hù)。主要包括：

    1.目錄設(shè)置，對于文檔的版本控制，具體可實(shí)施分級管理，即形成：“項(xiàng)目名稱/實(shí)施階段/文檔名稱”的結(jié)構(gòu)。

    2.文件名設(shè)置，要求簡明易懂。

    3.版本號管理，創(chuàng)建文檔時(shí)為1.0版，需要調(diào)整時(shí)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行版本升級，并簽屬更改人及更改時(shí)間，在每一份文檔的開頭，用表格說明版本控制的信息。

    最后，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，如果出現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃外的變更情況，應(yīng)該對變更進(jìn)行書面記錄，并進(jìn)行詳細(xì)的跟蹤記錄，當(dāng)變更完成之后還要記錄結(jié)果，作為備查文檔存留。

來源:中國新聞出版網(wǎng)/報(bào)