作者：沈立軍    文章來源：《中國出版》雜志社

    隨著業(yè)務的發(fā)展和競爭的加劇，作為出版業(yè)管理核心內(nèi)容的財務管理，如何在保證自身運行通暢的基礎上，實現(xiàn)與經(jīng)營業(yè)務系統(tǒng)的對接，已經(jīng)成為當前出版企業(yè)管理工作中的緊迫任務。長久以來，出版企業(yè)財務管理都只能被稱為“記賬式”管理、事后監(jiān)控式管理，呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)離散、脫節(jié)、靜態(tài)、滯后，甚至各部門報表數(shù)據(jù)不統(tǒng)一等弊端。為了解決這一系列問題，財務、業(yè)務一體化的思想得到了重視。財務業(yè)務一體化，要求在包括網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫、管理軟件平臺等要素的信息化環(huán)境下，將企業(yè)經(jīng)營中的業(yè)務流程和財務會計流程、管理流程有機融合，加強財務對業(yè)務的及時反映、監(jiān)控和指導。它是提高企業(yè)管理水平和工作效率的有效途經(jīng)。
    長期實踐證明，實現(xiàn)出版企業(yè)財務與業(yè)務一體化的前提和基礎，是推動出版企業(yè)財務管理信息化，即利用先進的信息技術和現(xiàn)代化的管理手段，提供網(wǎng)絡環(huán)境下實行財務核算、分析、控制、決策和監(jiān)督等現(xiàn)代化財務管理模式、方式及各項功能，并最終實現(xiàn)管理信息化，建立起以業(yè)務事件為驅動的高效、全面、動態(tài)的財務管理新體系。

    一、實現(xiàn)出版企業(yè)財務與業(yè)務一體化的難點

    1.傳統(tǒng)管理理念的制約

    出版企業(yè)財務與業(yè)務一體化體現(xiàn)著現(xiàn)代企業(yè)管理思想，帶來了管理觀念的更新和變革。但傳統(tǒng)的管理體系給變革帶來了不小的阻礙，使得財務與業(yè)務的對接和整合阻力重重�，F(xiàn)實中，不少出版企業(yè)管理人員安于現(xiàn)狀，缺乏從參與大范圍競爭的戰(zhàn)略高度來認識自己的企業(yè)，認為財務管理只需要進行資金、成本、賬目的核對，經(jīng)營業(yè)務只需要各個執(zhí)行部門恪盡職守、各司其職即可，缺乏改革的動力。此外，如果改變流程、整合資源，也許還會遇到利益沖突導致的阻力。

    2.缺乏全面的財務信息管理系統(tǒng)

    促進出版企業(yè)財務、業(yè)務一體化，一定要將信息采集、歸納、加工、利用的每一環(huán)節(jié)與企業(yè)信息管理結合，以全面、準確、及時的數(shù)據(jù)管理帶動企業(yè)業(yè)務發(fā)展。然而，傳統(tǒng)出版社各業(yè)務部門大多隨著業(yè)務需要分散采購了各種應用軟件。如各自獨立的財務和發(fā)行軟件系統(tǒng)，單獨的出版統(tǒng)計軟件，總編室使用的各種報表軟件等等，彼此都無法溝通和共享數(shù)據(jù)和信息。這樣各部門的信息報告彼此孤立很難連貫與銜接，同樣的數(shù)據(jù)在不同部門被賦予不同含義，造成數(shù)據(jù)的冗余。要建立起一個全面的動態(tài)財務信息支持系統(tǒng)，將財務管理信息的脈絡延伸至各個經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生地，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的數(shù)據(jù)統(tǒng)一和數(shù)據(jù)共享，對于出版企業(yè)意味著巨大的人力物力投入和全面的改革創(chuàng)新。

    3.缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的信息和數(shù)據(jù)支持

    傳統(tǒng)信息管理方式造成了數(shù)據(jù)混亂、信息分散的現(xiàn)狀。例如：由于過去市場化、企業(yè)化程度不高，多種核算方法并存，特殊的賬務處理辦法多，數(shù)據(jù)問題多；有的單位發(fā)行、財務多本帳，許多單位沒有實行或是沒有嚴格實行單書核算，發(fā)行在途帳情況多，庫存復雜，歷史數(shù)據(jù)缺失，過去賬務理不清等等。這種傳統(tǒng)信息管理方式造成大量信息在出版企業(yè)內(nèi)部多個部門之間多次重復，造成資源的巨大浪費。同時，財務數(shù)據(jù)在各業(yè)務系統(tǒng)間不能共享，大量的財務工人不得不傳遞紙質(zhì)的銷售單據(jù)和記賬憑證。而隨著出版企業(yè)規(guī)模的迅速壯大和組織結構的調(diào)整，出版企業(yè)資金的集中管理和內(nèi)部多級法人資金分散占用的矛盾日益突出。對于大型出版企業(yè)而言，這種信息流動不暢的狀況更加嚴重，阻礙了財務、業(yè)務的一體化進程。

    二、實現(xiàn)出版企業(yè)財務與業(yè)務一體化的重點

    實現(xiàn)出版企業(yè)財務與業(yè)務一體化的重點就在于積極推動財務信息化管理，通過財務信息化管理解決上述難點。

    1.系統(tǒng)建設：建立全面的集成化財務管理信息系統(tǒng)

    推動出版企業(yè)財務與業(yè)務一體化的當務之急是找到一套全面而完整的管理系統(tǒng)支持，ERP系統(tǒng)是出版企業(yè)實施信息化管理的選擇之一。ERP系統(tǒng)是個較完整的集成化管理信息系統(tǒng)，包括分銷、制造、財務、質(zhì)量控制、售后服務、人力資源、運輸管理等子系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)以業(yè)務為中心來組織，根據(jù)物流、資金流、信息流的連續(xù)運動和反饋來設計，能跨越職能領域的邊界，實現(xiàn)整個企業(yè)信息的集成。
    目前，在國際出版企業(yè)中，世界最大的10個出版集團當中有80%都采納并實施了ERP。通過ERP，這些出版巨頭的任何一個全球分支機構都可以準確地得到集團的業(yè)務數(shù)據(jù)，了解到任何一種圖書在全球的銷售情況以及庫存情況。通過這些數(shù)據(jù)的支撐，總部可以隨時調(diào)整銷售策略以滿足讀者的需求，并根據(jù)讀者的反映調(diào)整其生產(chǎn)和銷售。例如蘭登書屋目前使用的ERP程序是在1995年從德國SAP公司引進的。蘭登書屋運用這種軟件程序來運作其資金、生產(chǎn)計劃、采購、庫存管理、客戶服務以及賬務業(yè)務。

    2.數(shù)據(jù)規(guī)范：時效、唯一、共享的數(shù)據(jù)支持

    出版企業(yè)財務管理信息化，可以逐步消除數(shù)據(jù)的重復和冗余，為出版業(yè)務發(fā)展提供時效、唯一、共享的數(shù)據(jù)支持。
    首先是時效性。以往的財務數(shù)據(jù)分析，是以財務報表為基礎的。無論是年度財務報表、還是中期的財務報表，都無法滿足日益激烈的市場競爭需求。由于信息系統(tǒng)的支持，企業(yè)的數(shù)據(jù)庫中存儲了大量數(shù)據(jù)信息，通過不同的報表處理模塊，以不同的核算方式和計算方法，可以隨時獲取基本財務報表、地區(qū)銷售狀況報表、圖書產(chǎn)品的利潤報表等各種形式的詳盡的數(shù)據(jù)信息，極大提高了數(shù)據(jù)的時效性。其次是唯一性。在信息化財務系統(tǒng)，如ERP系統(tǒng)中，財務數(shù)據(jù)直接產(chǎn)生于相關的業(yè)務部門，事實上更多的信息來源于非財務的職能部門，在ERP系統(tǒng)中全部業(yè)務活動信息(包括財務信息)是由相應的業(yè)務部門一次直接采集完成的，從而保證了財務數(shù)據(jù)的唯一性。最后是共享性。在出版企業(yè)ERP系統(tǒng)中財務系統(tǒng)除了提供財務信息外，同時還提供數(shù)量信息、質(zhì)量信息、資金流信息、物流信息和企業(yè)內(nèi)外的信息等。通過在全公司對業(yè)務流程的規(guī)范化，經(jīng)營管理的各項數(shù)據(jù)真正形成了信息流，每個部門是信息流上的一個環(huán)節(jié)，依靠統(tǒng)一的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，按既定流程規(guī)則運作。

    3.流程再造：實現(xiàn)財務與業(yè)務流程的有效對接

    出版企業(yè)應結合實際，積極引進運用統(tǒng)一的財務與業(yè)務一體化信息管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營全過程的信息流、物流、資金流的集成和數(shù)據(jù)共享，保障企業(yè)預算、結算、監(jiān)控等財務管理工作規(guī)范化、高效化。ERP系統(tǒng)中，各個組成子模塊之間都有接口，出版企業(yè)各個部門之間的信息可以交流、共享實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部有效的溝通，完善了對企業(yè)經(jīng)營活動的計劃和控制功能，做到了全過程的監(jiān)督，使企業(yè)的各種資源計劃都能及時準確地在系統(tǒng)中體現(xiàn)。財務人員可以對出版社內(nèi)部所有環(huán)節(jié)進行有效的管理，準確及時地了解各部門、各項目的費用支出情況，了解或預測將來某一時期的收支情況，快速得到各種計劃報表、圖書印制報表和銷售報表；監(jiān)督各選題出版計劃的執(zhí)行情況，獲取某種圖書的發(fā)行分析數(shù)據(jù)、某一地區(qū)的發(fā)行分析數(shù)據(jù)，以及某一品種在不同時間段的發(fā)行情況比較數(shù)據(jù)，以便按市場需求及時調(diào)整圖書的出版計劃，避免不必要的損失，做到?jīng)Q策靠數(shù)據(jù)，調(diào)研論證有依據(jù)。

    4.部門協(xié)同：加強財務與業(yè)務部門合作

    ERP系統(tǒng)為實現(xiàn)財務信息與編輯、出版、發(fā)行的業(yè)務流程一體化提供了基礎，它解決了出版企業(yè)中信息“孤島”問題，將企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營活動納入企業(yè)財務管理信息網(wǎng)絡中，大量的數(shù)據(jù)可以通過網(wǎng)絡從各業(yè)務部門直接采集，使絕大部分業(yè)務信息能夠實時轉化，直接生成財務信息。
    ERP最大的特點是業(yè)務的集成，財務不能再像從前那樣單從自己的財務計算機系統(tǒng)中工作，而是與物資、項目、設備、人力資源等各部門密切配合才能在ERP這個系統(tǒng)中顯示出自己的優(yōu)勢。因此，要使得ERP系統(tǒng)建立健全，使得財務與業(yè)務一體化進展順利，單憑財務部門的努力是遠遠不夠的，出版單位應結合實際，加強各部門間的整合配合，保障出版單位的預算、決策、監(jiān)控等財務管理工作的規(guī)范化、高效化。若有一個業(yè)務環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會直接影響財務人員的記賬工作。同樣，財務部門的工作也影響著其他部門。因此，各個業(yè)務部門的密切配合度，將直接影響ERP實施的成功率。
    通過實施出版財務管理信息化，推進財務業(yè)務一體化運行，建立一個完善的信息系統(tǒng)，這將提高業(yè)務和管理工作的效率，為管理者特別是中高層管理人員提供多角度查詢、統(tǒng)計和分析功能及手段，從而進一步增強企業(yè)的決策支持能力和持續(xù)發(fā)展能力。

（作者單位：外語教學與研究出版社）