誤區(qū)一:認(rèn)為ERP建設(shè)就是購買ERP軟件系統(tǒng)

　　ERP是借用一種新的管理模式來改造原企業(yè)舊的管理模式,是先進(jìn)的、行之有效的管理思想和方法。對于圖書出版單位來說,ERP首先是管理模式和管理思維的變革,而ERP軟件系統(tǒng)只是其實現(xiàn)平臺。圖書出版單位首先要做的不是選擇軟件,而是要作深入、透徹的調(diào)研,進(jìn)行自身需求分析和業(yè)務(wù)流程整體規(guī)劃、重組和設(shè)計。很多圖書出版單位在實施ERP的過程中,往往忽視了對自身需求的分析,認(rèn)為購買了一套軟件,就可以了;或者是認(rèn)為先把軟件用上,有問題再慢慢調(diào)整。最終導(dǎo)致的結(jié)果就是ERP建設(shè)無法達(dá)到預(yù)期的效果甚至失敗。

　　很多圖書出版單位ERP建設(shè)前期調(diào)研的思路都是,先調(diào)研各種出版ERP軟件,看哪個軟件的功能特點最切合本單位,選擇了軟件,然后再制定業(yè)務(wù)流程和開展需求分析。這種思路與軟件工程的觀點剛好相反。對于ERP建設(shè)來說,關(guān)鍵和難點就是業(yè)務(wù)流程的科學(xué)設(shè)計、合理重組以及自身需求的深入分析,而軟件的選擇、程序的設(shè)計和實施只占很小的比例。

誤區(qū)二:認(rèn)為ERP只是信息部門的事情

　　不少圖書出版單位都將ERP建設(shè)這項工程全權(quán)交給了信息部門,由信息部門的人員來調(diào)研、制定計劃、制定實施方案、安排實施等。其中不少單位實施ERP的周期都比預(yù)期的要拉長很多,即使勉強(qiáng)上線也達(dá)不到預(yù)期的效果,甚至進(jìn)行不下去而中斷。ERP建設(shè)是一項十分復(fù)雜并且難度很大的系統(tǒng)工程,絕不僅僅是開發(fā)程序、安裝軟件這么簡單的工序。它需要決策層、管理層、操作層各級相關(guān)人員密切配合,需要全體員工共同參與。

　　首先,ERP建設(shè)需要單位領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)。因為它涉及到內(nèi)部業(yè)務(wù)流程重組、管理制度改革、資源分配等問題,這些問題都需要單位的領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行分析和決策。特別是在ERP實施過程,往往會涉及各部門的業(yè)務(wù)流程關(guān)系、權(quán)責(zé)利的重新界定,并牽扯出一些必須解決的歷史遺留問題。這些思想上的阻力和實施中的困難必須由領(lǐng)導(dǎo)出面來進(jìn)行解決和協(xié)調(diào),否則很容易造成各部門間互相推諉、抵觸而影響ERP的實施。

　　其次,各部門的負(fù)責(zé)人要積極參與和配合,對本部門的職責(zé)進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān),對本部門員工進(jìn)行督促和監(jiān)管。ERP系統(tǒng)的實施是為了實現(xiàn)先進(jìn)的管理模式,但是系統(tǒng)本身只是一個工具和平臺,關(guān)鍵因素還是使用系統(tǒng)的人。因此,ERP的實施對人員素質(zhì)的要求也很高,主要體現(xiàn)在三個方面:細(xì)心、耐心、責(zé)任心。有些單位在實施初期,員工都簡單地認(rèn)為上了系統(tǒng)就是減輕工作量,這樣的認(rèn)識是不對的。提高效率是ERP項目的最終目標(biāo)之一。其前提則是每個員工都要保質(zhì)保量并且高效地完成自己的工作。如果某一個員工責(zé)任心不夠,不認(rèn)真負(fù)責(zé),那么他所做的工作可能就會出現(xiàn)錯誤,比如說數(shù)據(jù)錄入錯誤,這樣就會影響系統(tǒng)中各種相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,對領(lǐng)導(dǎo)決策數(shù)據(jù)的參考很不利。

　　當(dāng)然信息部門在ERP建設(shè)中是十分重要的,特別是系統(tǒng)上線之后的維護(hù)和完善工作,信息人員的作用會越來越重要。但是整個項目并不是信息部門能夠獨自擔(dān)當(dāng)大任的,這一點需要圖書出版單位清楚地認(rèn)識。

    誤區(qū)三:對ERP系統(tǒng)期望過高

　　有些圖書出版單位會聽到這樣一種聲音:"不是都上了ERP了嗎?怎么還會有這樣的問題?"認(rèn)為ERP是萬能藥,任何難題都能迎刃而解,這是很多圖書出版單位對ERP系統(tǒng)的誤解。在ERP實施過程中,會暴露出很多問題,比如業(yè)務(wù)流程上的問題、歷史遺留問題。如果不科學(xué)妥善解決,這些問題就會留在系統(tǒng)中,并且隨著業(yè)務(wù)量、數(shù)據(jù)量的累積而越來越嚴(yán)重。

　　ERP的特點之一就是實現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的一體化,各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的問題很容易通過ERP反映出來。但是系統(tǒng)畢竟只能反映問題,并不能自行解決問題。很多圖書出版單位在ERP建設(shè)初期,由于有這種錯誤的認(rèn)識,對ERP的期望過高,最終的結(jié)果往往是失望。

    誤區(qū)四:認(rèn)為ERP建設(shè)"一勞永逸"

　　這也是一些圖書出版單位盲目追求ERP建設(shè)結(jié)果的體現(xiàn)。ERP建設(shè)是一項極其復(fù)雜的工程,要循序漸進(jìn),不可能一蹴而就,不能采取"一錘子買賣"或者"一口吃個胖子"的方式。

　　認(rèn)為ERP建設(shè)"一勞永逸",反映了圖書出版單位對ERP建設(shè)的投資心態(tài)。眾所周知,ERP是個大工程,需要投入的資金自然也是十分巨大的；而ERP建設(shè)也是持續(xù)不斷的,它是要隨著出版企業(yè)的發(fā)展而不斷發(fā)展完善的,因此系統(tǒng)的維護(hù)完善費用的投入也是持續(xù)不斷的。中國的出版企業(yè)走向市場化的時期比較短,傳統(tǒng)的圖書出版單位規(guī)模都不大,近年來由于出版企業(yè)改革的推進(jìn),才陸續(xù)出現(xiàn)了一些規(guī)模較大、資金力量雄厚的出版集團(tuán)。因此對于大多數(shù)中小規(guī)模的圖書出版單位來說,投資建設(shè)ERP是下了很大的決心,只能成功不能失��；而且最好是立竿見影,投入就立刻有回報；后期的維護(hù)費用能省則省,甚至有的圖書出版單位在系統(tǒng)上線之后就再也不準(zhǔn)備對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、改善方面的投資。

　　ERP在實施中,都是先易后難的。圖書出版單位各部門中,一般都選擇發(fā)行部最早上線,原因之一是發(fā)行部接觸軟件比較早,很多圖書出版單位在ERP建設(shè)之前,都已經(jīng)使用了某種發(fā)行軟件,業(yè)務(wù)員對這種系統(tǒng)操作接受比較快,抵觸較少,原因之二是發(fā)行業(yè)務(wù)比較容易實現(xiàn)。先保證了一個部門的運行暢通,再逐步擴(kuò)展到編輯、出版、財務(wù)其他部門,逐步推進(jìn),有利于系統(tǒng)實施的成功。但系統(tǒng)運行成功之后,并不意味著"一勞永逸"。一方面,ERP系統(tǒng)涉及各部門的生產(chǎn)環(huán)節(jié),在運行的過程中隨時會出現(xiàn)一些當(dāng)初沒有預(yù)見到的問題；另一方面,圖書出版單位的發(fā)展是隨著國家市場經(jīng)濟(jì)的逐漸完善、出版業(yè)的不斷發(fā)展而發(fā)展的,制度需要不斷健全,技術(shù)需要不斷發(fā)展,生產(chǎn)模式、經(jīng)營模式等都要不斷發(fā)展,ERP系統(tǒng)也要不斷地發(fā)展和完善。因此,圖書出版單位的ERP建設(shè)是個長遠(yuǎn)的工作,即使系統(tǒng)實施成功,也需要必要的維護(hù)和完善。據(jù)有關(guān)資料表明,一般企業(yè)每年的系統(tǒng)維護(hù)費用應(yīng)該在系統(tǒng)建設(shè)時的15%~20%。

    誤區(qū)五:認(rèn)為ERP建設(shè)就是信息化建設(shè)

　　現(xiàn)在圖書出版單位一提到信息化,就會聯(lián)系到ERP建設(shè)。ERP成了這幾年圖書出版單位信息化的代名詞。但實際上ERP建設(shè)只是信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié),不是全部。圖書出版單位信息化建設(shè)包含的內(nèi)容很多,比如辦公自動化、數(shù)字化出版、網(wǎng)絡(luò)出版、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)與門戶網(wǎng)站建設(shè)與維護(hù)、電子商務(wù)以及出版生產(chǎn)方式現(xiàn)代化(如投稿網(wǎng)絡(luò)化、稿件編輯加工計算機(jī)化),等等。信息化建設(shè)是多方面、多層次的,絕不是僅僅一項ERP建設(shè)就可以代替的。

　　圖書出版單位在ERP建設(shè)的同時必須考慮到信息化整體建設(shè),考慮到與其他信息系統(tǒng)的集成,留出信息交換的接口方案,避免產(chǎn)生"信息孤島"。"信息孤島"現(xiàn)象在出版企業(yè)中也很常見,原因就是沒有把信息化建設(shè)作為一項整體建設(shè)來規(guī)劃。出版單位有網(wǎng)站、有電子商務(wù)、有ERP系統(tǒng)、有數(shù)字出版業(yè)務(wù),但這些都是各自獨立的系統(tǒng),互相割裂,基礎(chǔ)信息不共享,每個系統(tǒng)都需要重復(fù)錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù),這就是"信息孤島"現(xiàn)象。圖書出版單位在信息化建設(shè)的時候,要格外注意整體規(guī)劃。比如ERP實施中要考慮到門戶網(wǎng)站的信息共享，設(shè)計出對應(yīng)的接口方案與網(wǎng)站系統(tǒng)合理對接,這樣在網(wǎng)站上發(fā)布新書信息的時候,就可以直接從ERP系統(tǒng)中提取相關(guān)信息。網(wǎng)上售書也要和發(fā)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行合理對接,保證發(fā)行業(yè)務(wù)的實時和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。（作者王寧：武漢大學(xué)）