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fjrigjwwe9r0t_Info:InfoContent 作者：山東人民出版社 康德勝
按照2004年財(cái)政部、新聞出版總署聯(lián)合頒布的《新聞出版單位財(cái)務(wù)核算辦法》，出版單位財(cái)務(wù)日常管理應(yīng)進(jìn)行單書成本核算、庫存商品明細(xì)賬核算、主營業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬核算和其它業(yè)務(wù)收入核算。另外，無論對編輯部門進(jìn)行年度效益考核，還是對編輯個人進(jìn)行年度效益考核，都需要對單書進(jìn)行準(zhǔn)確的核算管理。
我社是集團(tuán)內(nèi)較早進(jìn)行單書核算的單位。經(jīng)過多年實(shí)踐，筆者認(rèn)為，要想實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的單書核算管理，財(cái)務(wù)人員應(yīng)格外注意以下幾點(diǎn)：
一、 必須借助專業(yè)的、完整的出版ERP信息化管理系統(tǒng)。
眾所周知，出版單位的財(cái)務(wù)核算具有非常明顯的特殊性，既有類似工業(yè)企業(yè)的成本歸集和費(fèi)用分?jǐn)�，又有物流和類似商業(yè)企業(yè)的銷售核算，且出版單位年生產(chǎn)品種太多，除了每年眾多的新品種， 還有大量的重印、再版品種。以我單位為例，年出新書300多個品種，重印、再版每年有400到500種，財(cái)務(wù)需要日常核算管理的圖書成本卡多達(dá)4000張，在銷圖書6000多個品種。不同品種的圖書其成本發(fā)生的時間性和差異性非常大，其銷售方式、數(shù)量、折扣等也不盡相同。如此大量的核算工作，沒有專業(yè)的、完整的出版ERP信息化管理系統(tǒng)是很難完成的。
二、 必須明確核算對象，建立合理的成本卡片。
我社早年使用的信息管理系統(tǒng)，由于生產(chǎn)是按付印單管理的，財(cái)務(wù)成本卡也是根據(jù)付印單對應(yīng)建立的，付印單與財(cái)務(wù)成本卡一一對應(yīng)，在銷圖書則與之形成了多張成本卡對應(yīng)一本圖書的關(guān)系。其數(shù)據(jù)關(guān)系如下圖示：
這種按印單核算管理，盡管在歸集材料費(fèi)用和工價費(fèi)用時比較直觀，后期完工結(jié)轉(zhuǎn)也比較方便，但在處理印次稿酬、審稿費(fèi)等費(fèi)用時，就只能落到某一張印單成本卡上，存在諸多不便和缺陷。同時后期處理銷售成本時，由于存在三層對應(yīng)關(guān)系，要做到如實(shí)結(jié)轉(zhuǎn)主營成本，幾乎不可能。另外，這種按印單核算管理還有一個缺陷，就是必須等到圖書下廠印刷后才能建立對應(yīng)成本核算卡片，使得一些圖書在印前發(fā)生的費(fèi)用無法及時、準(zhǔn)確歸集。而采用建立臨時卡片的方式，后期正式卡片建立后又要進(jìn)行費(fèi)用轉(zhuǎn)移，十分麻煩。
后期，我社引進(jìn)上線了完整的出版ERP系統(tǒng)，圖書開始按印次建立成本卡，按版次（品種）進(jìn)行效益核算。其數(shù)據(jù)關(guān)系如下圖所示；
按印次核算不僅簡單清晰，而且確保了后期銷售可以按照印次成本歸集的具體情況進(jìn)行準(zhǔn)確管理。同時新系統(tǒng)可以根據(jù)已經(jīng)確定的選題，在立項(xiàng)時自動建立成本卡，減少了財(cái)務(wù)人員許多工作量，同時也很好地解決了印前發(fā)生費(fèi)用及時歸集處理的問題。
三、 加強(qiáng)同編輯、編務(wù)部門的溝通，預(yù)防不規(guī)范建檔。
明確了全局的核算對象，在日常管理中，財(cái)務(wù)人員還需要加強(qiáng)同編輯、編務(wù)部門的溝通。這是因?yàn)椋庉嫎I(yè)務(wù)居于整個出版社信息管理的源頭，如果編輯在申報(bào)選題和編務(wù)在立項(xiàng)時，建立項(xiàng)目檔案不準(zhǔn)確將直接影響到后期財(cái)務(wù)核算。比如我社在運(yùn)行過程就發(fā)現(xiàn)，有的編輯隨意申報(bào)選題、項(xiàng)目。把原本不屬于選題的“宣傳品、書目單”也作為選題上報(bào)進(jìn)系統(tǒng)。而對于“發(fā)生書配盤（帶）或盤（帶）配書時，以有定價的一方作成本核算對象申報(bào)選題，無定價的一方視為另一方的成本組成部分，不做選題申報(bào)；書或盤都有定價的，應(yīng)分別申報(bào)選題。”的規(guī)則，也不遵守。原本屬于一個選題、項(xiàng)目的分報(bào)成兩個；而應(yīng)該分別報(bào)選題的又報(bào)成一個。有的編輯對自己感覺用處不大的數(shù)據(jù)隨意填報(bào)，甚至把項(xiàng)目所屬年度、中圖法分類、財(cái)務(wù)分類等重要信息填亂、填混。這些失誤，不僅會影響到后期單書核算的準(zhǔn)確性，更直接影響事后的統(tǒng)計(jì)、分析、查詢結(jié)果的準(zhǔn)確性。我們的做法是，一方面加強(qiáng)責(zé)任編輯對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的重視程度，另一方面及時瀏覽查看前期編輯、編務(wù)的選題申報(bào)與項(xiàng)目立項(xiàng)，如發(fā)現(xiàn)有不合規(guī)范的，及時要求予以更正。
四、 加強(qiáng)同印務(wù)部門溝通，及時確定單書印量。
印刷數(shù)量是單書核算當(dāng)中必不可少的一個字段。一般來講，這個字段的管理，伴隨圖書生產(chǎn)制作的全過程。我社根據(jù)新系統(tǒng)，要求編輯在申報(bào)選題時，填寫預(yù)計(jì)印量；選題論證時，要對預(yù)計(jì)印量進(jìn)行論證分析，從而確定項(xiàng)目計(jì)劃印量；三審?fù)瓿珊�，根�?jù)審稿情況，編輯在發(fā)稿時，填寫發(fā)稿時的計(jì)劃正印量和樣書數(shù)量；最后軟片“齊清定”，在印前進(jìn)行發(fā)行、編輯、生產(chǎn)三部門協(xié)同確定印前計(jì)劃印量和樣書數(shù)量。隨后，印務(wù)部門可根據(jù)核準(zhǔn)的計(jì)劃印量安排付印。因在實(shí)際生產(chǎn)中，會發(fā)生“正在制作過程中的同印次出版物需增加制作數(shù)量”的情況，一般會在經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，直接安排追印。按照核算要求，應(yīng)將追印數(shù)量合并到此前的計(jì)劃印量。新上線的系統(tǒng)，設(shè)計(jì)有“印制完成”功能，就是執(zhí)行這一邏輯要求，確定準(zhǔn)確的計(jì)劃印量的。但在實(shí)際運(yùn)行過程中，印務(wù)人員常常會忽視，不及時操作該步驟，造成無法確定該項(xiàng)目真實(shí)的印量，也就無從談起真實(shí)的圖書成本單價，直接影響單書核算的準(zhǔn)確性。另外，印務(wù)人員不能及時歸集、確認(rèn)印制加工費(fèi)用是否齊全，也是影響單書核算的重要因素。我們的做法是，及時瀏覽項(xiàng)目成本卡，進(jìn)行項(xiàng)目追蹤查閱，對出版入庫半年以上的項(xiàng)目，督促印務(wù)人員盡快核定圖書印制成本和確認(rèn)印量，完成印制環(huán)節(jié)的各項(xiàng)操作。
五、 啟用應(yīng)計(jì)生產(chǎn)成本科目，健全使用管理辦法。
眾所周知，出版行業(yè)中，無論是書店給出版社結(jié)算，還是出版社給印刷廠結(jié)算，都存在結(jié)賬滯后的情況。經(jīng)常出現(xiàn)圖書已銷售大半，費(fèi)用還沒有歸集結(jié)算的情況。為解決這一長期困擾行業(yè)財(cái)務(wù)核算的難題，新的《核算辦法》在負(fù)債類增設(shè)了一級科目“應(yīng)計(jì)生產(chǎn)成本”，用以處理當(dāng)期完工出版物，計(jì)算應(yīng)計(jì)入生產(chǎn)成本但尚未支付或者未取得結(jié)算發(fā)票的款項(xiàng)�！逗怂戕k法》規(guī)定，應(yīng)計(jì)生產(chǎn)成本應(yīng)該按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，以合同、付印通知單、市場材料價、稿酬計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)等為依據(jù)，按印次進(jìn)行項(xiàng)目成本核算。同時要求，遵守真實(shí)性原則，應(yīng)計(jì)生產(chǎn)成本必須盡可能接近實(shí)際生產(chǎn)成本。
考慮到出版物絕大多數(shù)在生產(chǎn)完成、開始送書入庫時，所涉及的各項(xiàng)成本費(fèi)用都已確定。所以，我社制定了相關(guān)制度：由編輯負(fù)責(zé)的費(fèi)用，應(yīng)根據(jù)出版合同、裝幀設(shè)計(jì)單、審稿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定，在圖書付印后半月內(nèi)完成“編務(wù)費(fèi)用”歸集，同時檢查是否齊全，系統(tǒng)內(nèi)點(diǎn)擊“編核完成”確認(rèn)操作；由印務(wù)部門負(fù)責(zé)的費(fèi)用，在圖書入庫后的半月內(nèi)，根據(jù)印制（加工）合同、用料申請單，完成“印務(wù)費(fèi)用”歸集，同時檢查是否齊全，系統(tǒng)內(nèi)點(diǎn)擊“印核完成”確認(rèn)操作。
這樣管理的好處，一是確保了成本費(fèi)用的及時歸集；二是采用印制（加工）合同，使應(yīng)計(jì)生產(chǎn)成本更接近實(shí)際；三是使每月單書核算更趨準(zhǔn)確，使財(cái)務(wù)報(bào)表更能體現(xiàn)真實(shí)的資產(chǎn)和負(fù)債情況。
六、 采用分次完工，優(yōu)化單書核算辦法。
按照制度規(guī)定，出版單位應(yīng)在期末將完工產(chǎn)品的生產(chǎn)成本全部轉(zhuǎn)入庫存商品。在實(shí)際工作中，這一財(cái)務(wù)管理要求往往與實(shí)際脫節(jié)。比如，有許多出版物在工廠送書時，會根據(jù)實(shí)際情況分次送書到倉庫，倉庫辦理入庫后，發(fā)行部門就開始對外發(fā)貨、銷售。這樣就會出現(xiàn)，該圖書已經(jīng)有數(shù)量銷售了，財(cái)務(wù)卻沒辦法辦理完工結(jié)轉(zhuǎn)，其原因是所生產(chǎn)的數(shù)量沒有全部送齊，對應(yīng)的生產(chǎn)成本也沒有及時歸集完畢。進(jìn)而造成期末財(cái)務(wù)產(chǎn)成品明細(xì)賬與業(yè)務(wù)倉庫存貨數(shù)量、在途存貨數(shù)量明細(xì)賬對不上，俗稱“賬賬不符”。在未引進(jìn)新系統(tǒng)之前，我社財(cái)務(wù)核算的完工環(huán)節(jié)基本是人為控制，經(jīng)常出現(xiàn)一些已經(jīng)入庫銷售的圖書卻列在在產(chǎn)品明細(xì)賬中，而產(chǎn)成品明細(xì)賬中數(shù)量和金額體現(xiàn)的卻是負(fù)值。新上線的系統(tǒng)，很好地解決了這一難題，將每次送書入庫均視同為一次生產(chǎn)，成本歸集完畢的，按實(shí)際“成本單價”結(jié)轉(zhuǎn)到完工產(chǎn)品；成本未歸集完畢的，采用搜集印前費(fèi)用得到的預(yù)估成本單價進(jìn)行完工結(jié)轉(zhuǎn)，剩余生產(chǎn)成本則在圖書全部送齊，最后一張入庫單完工記賬時，全部結(jié)轉(zhuǎn)至完工產(chǎn)品。這種分次入庫完工管理的方案，不僅可以很好地與實(shí)際情況相符，同時也遵守了“當(dāng)生產(chǎn)數(shù)量全部完工時，生產(chǎn)成本全部轉(zhuǎn)到庫存商品”的財(cái)務(wù)規(guī)定。更重要的是實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)期末在產(chǎn)品、產(chǎn)成品核算明細(xì)賬與業(yè)務(wù)系統(tǒng)在產(chǎn)品、社存產(chǎn)品、在途產(chǎn)品的數(shù)據(jù)一致，確保了“賬賬相符”。
七、 規(guī)范漏記、補(bǔ)記費(fèi)用處理。
在日常財(cái)務(wù)單書核算中，通過應(yīng)計(jì)生產(chǎn)成本完成生產(chǎn)成本歸集、完工結(jié)轉(zhuǎn)后，仍有個別圖書可能存在應(yīng)計(jì)未計(jì)的費(fèi)用。加上舊系統(tǒng)在單書成本核算體系上，編輯、生產(chǎn)、領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門協(xié)同性不夠，這種情況時有發(fā)生。在新系統(tǒng)上線前，一旦發(fā)生這種情況，因舊系統(tǒng)不支持補(bǔ)記費(fèi)用處理，財(cái)務(wù)人員只好將A發(fā)生的漏記費(fèi)用記到對應(yīng)編輯B書上。長期累積下來，造成很多圖書的單書成本不準(zhǔn)確，從而直接影響單書核算的準(zhǔn)確性。新上線的系統(tǒng)，因?yàn)樵O(shè)計(jì)有差額管理和差額處理兩個單書核算的核心模塊，無論何時、何書發(fā)生漏記費(fèi)用，都可以恢復(fù)核定，打開成本卡、補(bǔ)記費(fèi)用。補(bǔ)記的費(fèi)用記賬后，系統(tǒng)會根據(jù)當(dāng)時的情況，將因補(bǔ)記費(fèi)用所產(chǎn)生的生產(chǎn)成本差額，按照存貨數(shù)量和已銷售數(shù)量，在庫存商品與主營業(yè)務(wù)成本兩個科目間合理進(jìn)行差額調(diào)整處理，保證圖書的單位成本始終一致。
八、 全面管理生產(chǎn)尾書。
按照實(shí)際生產(chǎn)數(shù)量核算單書成本，是成本核算的基本要求。但由于印刷廠的原因或者出版社倉庫的原因，通常出版物并非一次全部或在極短時間內(nèi)完成入庫，大多數(shù)是在一段時間內(nèi)，跨財(cái)務(wù)成本核算周期，分多次完成圖書入庫，并且經(jīng)常出現(xiàn)實(shí)際生產(chǎn)數(shù)量與印前計(jì)劃印量不一致的情況，要么多，要么少，俗稱“尾書”。出現(xiàn)這種生產(chǎn)數(shù)量差額情況，直接給單書成本核算增大了難度。成本核算要求按照實(shí)際生產(chǎn)數(shù)量進(jìn)行，但實(shí)際生產(chǎn)數(shù)量又遲遲無法確定。在新系統(tǒng)上線前，因成本歸集一般是在圖書送書入庫完成后才進(jìn)行，所以對于長短書情況，是按照工廠的實(shí)際送書數(shù)量進(jìn)行工價核算，忽略掉尾書同稿酬、制版費(fèi)、紙張費(fèi)等其它科目關(guān)系，對于尾書基本上沒有嚴(yán)格管理，影響了單書核算的準(zhǔn)確性。在引進(jìn)上線完整的出版ERP系統(tǒng)后，這一缺陷得以彌補(bǔ)。新系統(tǒng)設(shè)計(jì)有完整的尾書管理體系：在核算成本時，先按照印前的計(jì)劃印量進(jìn)行，在工廠送書完畢后，及時操作系統(tǒng)內(nèi)的“入庫完成”這一步驟，對多送或少送的數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)，系統(tǒng)將最終的實(shí)際生產(chǎn)數(shù)量記入“入庫完成數(shù)量”，實(shí)際生產(chǎn)數(shù)量與計(jì)劃印量的差額記入“尾書數(shù)量”，單書核算變更為按照實(shí)際生產(chǎn)數(shù)量計(jì)算，因此而產(chǎn)生的生產(chǎn)成本差額、庫存商品差額、主營業(yè)務(wù)成本差額系統(tǒng)會在差額管理自動記錄，并進(jìn)行差額處理。對于多送書與少送書的費(fèi)用，則可按照與加工單位的約定進(jìn)行處理，比如少送按照圖書定價的70%扣減工價，多送按照30%增付工價等。
九、 進(jìn)行每月準(zhǔn)確的銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)。
我社1997年開始使用專業(yè)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，多年來一直是在確認(rèn)收入的同時，按照銷售收入明細(xì)清單對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)主營業(yè)務(wù)成本。因每筆銷售收入明細(xì)都是由對應(yīng)的發(fā)貨單或退貨單明細(xì)構(gòu)成，一般是發(fā)貨視同正數(shù)，退貨視同負(fù)數(shù)。正數(shù)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本時是減少庫存商品，負(fù)數(shù)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本時是增加庫存商品。這樣做的實(shí)質(zhì)就是把所有退貨都當(dāng)成了“銷售收入已確認(rèn)，銷售成本已結(jié)轉(zhuǎn)”的情況處理，長期應(yīng)用下來，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)成品明細(xì)賬，有好多條目產(chǎn)成品明細(xì)賬數(shù)量比實(shí)際生產(chǎn)數(shù)量還多。比如某書，實(shí)際生產(chǎn)數(shù)量只有2000冊，而產(chǎn)成品明細(xì)賬數(shù)量卻有2600冊。細(xì)查原因，才發(fā)現(xiàn)多年來一直是在確認(rèn)收入的同時，按照銷售收入明細(xì)清單對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本的做法，存在設(shè)計(jì)缺陷。這一直接影響單書核算準(zhǔn)確性的缺陷，直到2006年底正式上線新系統(tǒng)后才得以解決。新系統(tǒng)采用了月末集中處理銷售成本的設(shè)計(jì)方案，其原理是全局管理存貨核算。月末對所有存貨按品種統(tǒng)計(jì)社存數(shù)量、在途數(shù)量和入庫待完工數(shù)量，并與當(dāng)前產(chǎn)成品數(shù)量表進(jìn)行比對，其差額為準(zhǔn)確的當(dāng)月銷售明細(xì)，按此明細(xì)數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，則成功回避了未銷售未轉(zhuǎn)成本的在途退貨，被誤轉(zhuǎn)銷售成本的錯誤做法，保證了單書核算的準(zhǔn)確性。
我社新系統(tǒng)已經(jīng)穩(wěn)定運(yùn)行了兩年多時間，盡管有些地方尚有待商家繼續(xù)完善和優(yōu)化，但整套系統(tǒng)全局控制的設(shè)計(jì)體系，確實(shí)是高屋建瓴，使我社的信息化管理水平得以大幅提升。不僅做到了編輯、生產(chǎn)、發(fā)行、財(cái)務(wù)核算的全流程管理，而且新系統(tǒng)還成功解決了長期困擾出版行業(yè)財(cái)務(wù)單書核算當(dāng)中的許多難題，首次實(shí)現(xiàn)了準(zhǔn)確的單書核算，達(dá)到了“賬賬相符”、“賬實(shí)相符”的管理要求。
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