中國鐵道出版社副社長　劉忠民

    從2008年開始，中國鐵道出版社進(jìn)行了ERP系統(tǒng)建設(shè)的實踐，經(jīng)過一年多的積極努力，建成了ERP信息管理系統(tǒng)，取得了較好的成效。在建設(shè)ERP的過程中，我們的認(rèn)識不斷提高，實施工作不斷深化和細(xì)化，有力推動了ERP建設(shè)的不斷引深，取得的效果也越來越好。
    一、建設(shè)ERP是適應(yīng)時代發(fā)展、實現(xiàn)管理創(chuàng)新的必由之路
    對于要不要建設(shè)ERP，在出版社內(nèi)部一直有不同的認(rèn)識，有的贊成，有的反對。認(rèn)識不統(tǒng)一，ERP建設(shè)就難以實施。為了慎重科學(xué)地決策，我們進(jìn)行了深入的調(diào)研，在充分了解了已經(jīng)實施ERP的企業(yè)情況的基礎(chǔ)上，我們對建設(shè)ERP的現(xiàn)實意義和戰(zhàn)略意義有了比較深刻的認(rèn)識。
    1.建設(shè)ERP系統(tǒng)是適應(yīng)科技發(fā)展進(jìn)步的需要。近年來，信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅猛，在出版領(lǐng)域的應(yīng)用越來越廣泛，越來越深入。數(shù)字出版技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)出版技術(shù)已經(jīng)成熟，正在進(jìn)入推廣普及階段�？梢灶A(yù)見，未來數(shù)字出版、網(wǎng)絡(luò)出版在整個出版領(lǐng)域所占的比重會越來越大，網(wǎng)絡(luò)營銷也在出版領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。在這樣的時代，出版社如果不順應(yīng)科技發(fā)展潮流、積極發(fā)展數(shù)字出版和網(wǎng)絡(luò)出版，將難以生存和發(fā)展。ERP系統(tǒng)能夠為數(shù)字出版、網(wǎng)絡(luò)出版搭建一個基礎(chǔ)平臺、技術(shù)平臺，助推出版企業(yè)實現(xiàn)出版技術(shù)創(chuàng)新和升級。出版社建設(shè)ERP系統(tǒng)，是在科技發(fā)展新時代實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。
    2.建設(shè)ERP系統(tǒng)是適應(yīng)出版社轉(zhuǎn)企改制的需要。從去年開始進(jìn)行的全國出版行業(yè)轉(zhuǎn)企改制，對出版社來說，是一個重大的變化。出版社成為真正意義上的市場主體，客觀上要求出版社要大大提升市場化經(jīng)營水平，而要做到這一點，沒有信息化手段作支撐是不行的。以前，由于沒有搭建信息化平臺，不僅出版社內(nèi)部運(yùn)作效率低，圖書生產(chǎn)和發(fā)行速度不夠快，影響市場競爭力，而且在與外部互聯(lián)互通方面存在很大局限性，對市場信息的采集不快、不全、不準(zhǔn)，與市場化經(jīng)營的要求存在著較大的差距。建設(shè)ERP系統(tǒng)，將使這一問題得到較好的解決，大大提升出版社市場化經(jīng)營的水平。
    3.建設(shè)ERP系統(tǒng)是實現(xiàn)企業(yè)管理創(chuàng)新的需要。從鐵道社的情況看，過去受計劃經(jīng)濟(jì)管理體制影響較深，管理基礎(chǔ)比較薄弱，很多管理工作還沒有擺脫“人治”管理、經(jīng)驗式管理、粗放化管理，管理的隨意性較強(qiáng)。適應(yīng)新的形勢發(fā)展，出版企業(yè)必須加快建立現(xiàn)代企業(yè)制度，實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理、經(jīng)驗管理向制度化管理、科學(xué)化管理的轉(zhuǎn)變。ERP系統(tǒng)的建立和運(yùn)行，能夠通過流程再造、系統(tǒng)規(guī)范帶動企業(yè)管理創(chuàng)新，實現(xiàn)企業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化。
    通過反復(fù)討論、提高認(rèn)識，我們深切感到，建設(shè)ERP系統(tǒng)不是權(quán)宜之計，而是勢在必行。如果我們現(xiàn)在因為怕麻煩、怕失敗而不進(jìn)行ERP建設(shè)，將來可能會在管理上越來越落后于其他企業(yè)，甚至在日益激烈的競爭中被淘汰。在提高思想認(rèn)識的基礎(chǔ)上，我們做出了建設(shè)ERP系統(tǒng)的決策。
    二、取得ERP系統(tǒng)建設(shè)成功，必須科學(xué)組織、強(qiáng)力推進(jìn)
    ERP系統(tǒng)建設(shè)是一項十分復(fù)雜、難度很大的系統(tǒng)工程。其實施難度不僅在于技術(shù)繁瑣、操作復(fù)雜，更在于ERP系統(tǒng)建設(shè)對于傳統(tǒng)企業(yè)管理來說，是一場深刻的變革，要求人們的管理理念、管理方式、管理程序都要隨之發(fā)生較大的改變，由此而給建設(shè)ERP所帶來的阻力和難度是相當(dāng)大的。那么，怎樣才能實現(xiàn)建設(shè)ERP的目標(biāo)？從工作實踐給我們的啟示看，主要應(yīng)該把握好以下幾點：
    1．堅定目標(biāo)導(dǎo)向，自上而下強(qiáng)力推進(jìn)。由于部分員工對ERP系統(tǒng)的作用持懷疑態(tài)度，主動參與配合意識不強(qiáng)；由于建設(shè)ERP需要投入大量精力，與做好日常工作存在矛盾；由于ERP系統(tǒng)是全流程設(shè)計，比較復(fù)雜，不容易理解，客觀上決定了建設(shè)ERP必然會遇到較多的阻力。因此，要保證這項工程順利推進(jìn)，領(lǐng)導(dǎo)者必須以不可動搖的決心和堅決的態(tài)度來抓好組織實施。在確立建設(shè)ERP系統(tǒng)的目標(biāo)后，我們明確提出要求，在建設(shè)ERP系統(tǒng)這項工作上，沒有退路可走，困難再大也要如期實現(xiàn)目標(biāo)，全社各個部門、所有員工必須積極參與、全力保證。通過反復(fù)深入的宣傳和引導(dǎo)，在全社員工中形成了背水一戰(zhàn)、不達(dá)目的誓不罷休的良好氛圍。這種氛圍的形成，為消除思想阻力、克服實施中的困難提供了強(qiáng)有力的支持和保證。
    2．科學(xué)組織實施，保證建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量。建設(shè)ERP系統(tǒng)，是涉及全社所有部門、所有員工的一項非常復(fù)雜而艱巨的系統(tǒng)工程。搞好這項工程建設(shè)，既要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，也要科學(xué)組織，精心實施。
    一是加強(qiáng)推進(jìn)工作力量。社里專門成立了ERP工程建設(shè)推進(jìn)工作小組，負(fù)責(zé)ERP工程總體方案的設(shè)計、推進(jìn)計劃的制定，并負(fù)責(zé)抓好組織協(xié)調(diào)和具體實施工作。由主管社領(lǐng)導(dǎo)主持，定期召開會議，專題研究部署ERP建設(shè)工作，每次會議都對前一階段工作推進(jìn)情況及效果進(jìn)行總結(jié)評價，對下一步工作重點、達(dá)到目標(biāo)做出具體部署，形成了一環(huán)緊扣一環(huán)、一步緊逼一步的強(qiáng)力推進(jìn)態(tài)勢，為總體建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)奠定了堅實基礎(chǔ)。
    二是培養(yǎng)和發(fā)揮技術(shù)骨干的作用。在各個部門選拔設(shè)立信息員，作為本部門ERP建設(shè)的技術(shù)骨干。由系統(tǒng)開發(fā)商（平章公司）、推進(jìn)小組對社內(nèi)信息員進(jìn)行培訓(xùn)，使其率先掌握ERP系統(tǒng)設(shè)計思路和操作技能。信息員既作為本部門實施ERP的技師，認(rèn)真貫徹推進(jìn)小組的意圖和要求，對優(yōu)化完善系統(tǒng)設(shè)計提出具體意見和措施，及時處理實施中遇到的技術(shù)難題，又作為本部門的“小教員”，對本部門的所有人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，通過實際操作示范、手把手地教，使每個員工都能達(dá)到懂原理、會操作，最大限度地減少了由于員工不會操作而影響工作的問題。
    三是保質(zhì)保量做好全員強(qiáng)制性培訓(xùn)。每個部門上線運(yùn)行之前，都由系統(tǒng)開發(fā)商、推進(jìn)小組對相應(yīng)部門的全體員工進(jìn)行培訓(xùn)，使員工素質(zhì)達(dá)到上線要求。培訓(xùn)實行強(qiáng)制性約束，必須全員參加培訓(xùn)，掌握上線操作技能，因臨時出差未參加培訓(xùn)的員工，要專門進(jìn)行補(bǔ)課，做到一人不漏。由于采取強(qiáng)制性措施，有力保證了員工的參訓(xùn)率和達(dá)標(biāo)率，有些年齡大、基礎(chǔ)差的員工，采取“笨鳥先飛”的辦法，自覺勤學(xué)苦練，在其他員工幫助下，也較快地掌握了操作技能。
    四是堅持“先上線、后完善”的實施原則。由于ERP上線運(yùn)行的相關(guān)技術(shù)準(zhǔn)備工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，加上不同部門、不同崗位的人員素質(zhì)存在一定差異，有些問題存在爭議一時難以解決，因此，要追求完滿做好各項準(zhǔn)備后再上線就會耗時很長，延誤整個ERP建設(shè)進(jìn)程。為保證ERP建設(shè)按計劃推進(jìn)，我們研究確定了“先上線、后完善”的實施原則，就是在準(zhǔn)備工作基本達(dá)到上線要求的時候，就果斷決策上線運(yùn)行，在上線之后再根據(jù)實際運(yùn)行中暴露的問題進(jìn)行微調(diào)，使ERP系統(tǒng)逐步完善。實踐證明，堅持“先上線、后完善”的實施原則，最大限度地減少了實施中的扯皮推諉，有效防止了久拖不決、矛盾增加、疲勞厭戰(zhàn)現(xiàn)象的出現(xiàn)，有力保證了整個工程的順利推進(jìn)和如期完成。
    3．堅持先進(jìn)性原則，保證系統(tǒng)建設(shè)效果。能否建成先進(jìn)、科學(xué)、實用的ERP系統(tǒng)，關(guān)鍵在于能否把先進(jìn)性原則貫徹始終。建設(shè)ERP系統(tǒng)，需要大量進(jìn)行流程再造、管理創(chuàng)新，而傳統(tǒng)管理理念、管理習(xí)慣一旦形成就很難更改。這就不可避免地會產(chǎn)生傳統(tǒng)管理與科學(xué)管理的矛盾沖突，甚至是激烈斗爭。如果讓傳統(tǒng)管理理念占了上風(fēng)，即使最終建立了ERP系統(tǒng)，也是沒有實際意義的。比如，在如何處理流程再造的問題上，如果一味順從傳統(tǒng)管理習(xí)慣，迎合人們怠惰守舊、抵制創(chuàng)新的要求，完全按照出版社現(xiàn)行的管理流程、管理模式來改變ERP系統(tǒng)的原有設(shè)計，就會變成對傳統(tǒng)管理的全面復(fù)制和描述。這樣所建成的ERP系統(tǒng)，必然是落后的系統(tǒng)，其結(jié)果必然是勞民傷財、毫無意義。為了防止走彎路，我們從ERP建設(shè)伊始就鮮明地提出，要把先進(jìn)性原則作為ERP建設(shè)的靈魂和生命線，認(rèn)真加以堅持和貫徹執(zhí)行。在具體實施中，我們要求各部門要像維護(hù)自己的眼睛一樣努力維護(hù)ERP系統(tǒng)原有設(shè)計的先進(jìn)性，積極自覺地改進(jìn)自身管理，努力適應(yīng)ERP系統(tǒng)的新要求，決不向系統(tǒng)開發(fā)商提出影響系統(tǒng)先進(jìn)功能的調(diào)整要求。同時，我們與系統(tǒng)開發(fā)商緊密配合，大力支持他們堅持原有設(shè)計的先進(jìn)性，不因使用者有要求就改變系統(tǒng)設(shè)計的先進(jìn)性。由于我們在ERP建設(shè)中嚴(yán)格堅持了先進(jìn)性原則，為建成先進(jìn)、科學(xué)、實用的ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)投資效益，提供了可靠的保證。
    三、ERP系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行，促進(jìn)出版管理發(fā)生了極為重要而深刻的變化
    實踐使我們體會到，建設(shè)ERP系統(tǒng)，是為出版社建立高效管理平臺、提升管理現(xiàn)代化水平、增強(qiáng)發(fā)展實力的重要工程，對于出版社長遠(yuǎn)發(fā)展具有非常重要的意義。ERP系統(tǒng)建成投入運(yùn)用以來，給出版管理帶來了多方面的變化，有力地促進(jìn)了出版生產(chǎn)力的解放和發(fā)展，而且其作用將隨著ERP系統(tǒng)本身的不斷深化完善而愈益放大和顯現(xiàn)。
    1．實現(xiàn)了資源共享和高效利用。ERP搭建了信息化、科學(xué)化的綜合管理平臺，使信息流、資金流、物資流、工作流在平臺上快速流動并匯集整合，改變了過去存在的“信息孤島”、資源分散、資源綜合利用效率低的問題，充分實現(xiàn)了資源共享，為整合資源、實現(xiàn)資源綜合運(yùn)用效率最大化提供了強(qiáng)有力的支持。
    2．提高了工作效率和服務(wù)效率。通過管理創(chuàng)新、流程再造，促進(jìn)了管理方式的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了工作流程的優(yōu)化和簡化，大量編輯、出版、發(fā)行業(yè)務(wù)通過網(wǎng)上操作和流轉(zhuǎn)，大幅度減少了聯(lián)系、等待、傳遞等時間，提高了決策審批效率和辦理實施效率，同時解決了重復(fù)錄入、浪費(fèi)人力的問題，極大地解放了生產(chǎn)力。工作流程納入ERP系統(tǒng)后，工作流轉(zhuǎn)清晰透明，上下工序之間相互監(jiān)督制約，有效解決了過去存在的相互扯皮、人為拖延、影響效率的問題，部門之間、工序之間的協(xié)同配合達(dá)到高效化，工作的計劃性和計劃的執(zhí)行力大大增強(qiáng)。
    從編輯系統(tǒng)看，過去由于擔(dān)心圖書質(zhì)量出問題，我社本著嚴(yán)上加嚴(yán)的思路實行“九審環(huán)節(jié)”，程序繁瑣，效率不高。按照ERP先進(jìn)的系統(tǒng)設(shè)計進(jìn)行流程再造后，變“九審環(huán)節(jié)”為“三審制”，不僅簡化了程序，大大壓縮了審批時間，而且使責(zé)任更明確、更具體，有力保證了圖書質(zhì)量。
    從發(fā)行系統(tǒng)看，過去，發(fā)書慢、及時運(yùn)達(dá)率不高一直是影響顧客滿意度和市場競爭力的突出問題。建設(shè)ERP系統(tǒng)后，新的發(fā)行系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了發(fā)行部內(nèi)部管理信息化，而且使書庫由傳統(tǒng)的手工管理跨越到信息化管理，并與連鎖代理銷售商實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息對接。先進(jìn)的信息化管理和物流管理解決了以前存在的訂單處理慢、發(fā)貨速度慢、盤庫不發(fā)書等一系列問題，服務(wù)效率大大提升，顧客滿意度明顯提高。
    3．提升了精細(xì)化管理水平。過去，生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)來自多部門，相互矛盾；“賬實不符、賬賬不符”等粗放經(jīng)營問題長期存在，一直得不到很好解決。平章公司創(chuàng)立的ERP系統(tǒng)，通過先進(jìn)的管理模式、科學(xué)的流程設(shè)計、精確的核算體系，充分體現(xiàn)了精細(xì)化管理、科學(xué)化管理的原則，在推動出版社由粗放式管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變方面發(fā)揮了重要作用。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了編務(wù)、生產(chǎn)、發(fā)行、倉儲、財務(wù)等各個部門基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的集成和統(tǒng)一，保證了經(jīng)營數(shù)據(jù)的唯一性、準(zhǔn)確性、可靠性，使出版社的精細(xì)化管理水平得到顯著提升。ERP系統(tǒng)的建設(shè)，突破了單品種圖書核算的難題，實現(xiàn)了單品種圖書的動態(tài)效益分析，為實行績效考核提供了支持。
    4．強(qiáng)化了經(jīng)營風(fēng)險控制。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了對經(jīng)營數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、成本核算的真實、即時反映，解決了過去存在的滯后、階段性失實的問題，使社領(lǐng)導(dǎo)能夠隨時了解掌握經(jīng)營狀況，防范經(jīng)營風(fēng)險。過去，社里對圖書庫存、紙張庫存情況的掌握若明若暗，現(xiàn)在每天都可以實現(xiàn)盤庫，及時掌握庫存情況。通過程序化、透明化管理，強(qiáng)化了相互監(jiān)督與制約，有效杜絕了人為更改數(shù)據(jù)、信息、徇私舞弊等問題的發(fā)生。
    5．提高了快速應(yīng)對市場變化的能力。過去，由于缺乏信息系統(tǒng)的支持，出版社對市場信息的掌握存在著滯后性，難以做到靈活快速地應(yīng)對市場變化。ERP系統(tǒng)投入使用后，社領(lǐng)導(dǎo)、社內(nèi)各部門、每個編輯都能通過信息系統(tǒng)實時了解到圖書銷售、回款等市場信息，可以根據(jù)市場變化及時調(diào)整和改進(jìn)出版策略、營銷策略，提高圖書出版和經(jīng)營的針對性、有效性。ERP系統(tǒng)建成后，出版社與圖書銷售商實現(xiàn)了信息互通，出版社可以及時了解銷售商的需求，及時予以滿足，銷售商也能夠及時了解出版社的產(chǎn)品特點，有針對性地組織銷售，從而進(jìn)一步實現(xiàn)了社店雙贏。