2009年3月，在安徽出版集團(tuán)各位領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)與支持下，安徽教育出版社ERP系統(tǒng)項目實施工作正式啟動。
    我社圖書營銷中心原用管理軟件就發(fā)行、儲運的基本工作任務(wù)而言，屬于可基本滿足的業(yè)務(wù)應(yīng)用，但是卻存在著數(shù)據(jù)隨意修改、單據(jù)管理混亂、工作流程缺乏控制等諸多問題。由于原發(fā)行系統(tǒng)不能支持遠(yuǎn)程訪問，使得每天從營銷中心開出的大量紙質(zhì)銷售單據(jù)需要通過人工的方式傳遞到儲運部門，儲運部門的退貨單據(jù)也要通過人工的方式返回到營銷中心，不僅造成對客戶的服務(wù)不及時，而且經(jīng)常出現(xiàn)單據(jù)丟失、交接失誤等問題，造成了大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的偏差。同時由于發(fā)行系統(tǒng)缺少與其他業(yè)務(wù)部門的銜接，使得發(fā)行的圖書信息與編輯部門的圖書信息差異很大，也不能及時掌握出版部門在產(chǎn)的圖書信息。當(dāng)然最主要的缺陷就是財務(wù)的產(chǎn)成品明細(xì)賬與發(fā)行的庫存明細(xì)賬永遠(yuǎn)也對不上，長期被“賬賬不符”給日常工作帶來了諸多不便。
    在實施工作啟動后，平章公司的技術(shù)人員首先進(jìn)行了業(yè)務(wù)調(diào)研，了解營銷中心現(xiàn)有工作流程及原有系統(tǒng)存在的問題，并與社領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員討論流程再造的規(guī)劃方案。發(fā)行數(shù)據(jù)是出版社多年積累下來的寶貴數(shù)據(jù)，為保證遷移數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、延續(xù)性及以后使用的便捷性，平章公司的技術(shù)人員與營銷中心負(fù)責(zé)人進(jìn)行了多次溝通，對原發(fā)行管理軟件數(shù)據(jù)庫遷移出的圖書信息、圖書品種、客戶信息等數(shù)據(jù)進(jìn)行了對比和優(yōu)化，實現(xiàn)了原各部門歷史數(shù)據(jù)銜接和統(tǒng)一，并完成了新舊系統(tǒng)的不間斷替換上線。
    提到發(fā)行管理系統(tǒng)，就不得不說一下《平章出版ERP綜合管理系統(tǒng)》的組成。從功能上看，它主要包含了社務(wù)、編務(wù)、生產(chǎn)、發(fā)行、物流、財務(wù)六大部分，涵蓋了從選題上報、編輯加工、生產(chǎn)成品、發(fā)行物流等圖書出版業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，財務(wù)系統(tǒng)則對各環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的費用進(jìn)行歸集結(jié)算。從數(shù)據(jù)上看，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)自選題在線申報、進(jìn)入編輯加工、生產(chǎn)加工、生成入庫數(shù)據(jù)流給倉庫，發(fā)行人員則根據(jù)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行各種業(yè)務(wù)操作，生成各類業(yè)務(wù)單據(jù)，系統(tǒng)會根據(jù)財務(wù)核算的要求生成相應(yīng)記賬憑證。這些數(shù)據(jù)自上而下，環(huán)環(huán)相扣，營銷中心在發(fā)行流程中得到了各個部門的數(shù)據(jù)支持，也同時為各個部門提供了實時的發(fā)行數(shù)據(jù)即保證了發(fā)行人員所獲得的信息的及時性和準(zhǔn)確性，也保證了出版社業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性。
    由于整套ERP系統(tǒng)全部基于WEB平臺，使得發(fā)行管理系統(tǒng)獲得了互聯(lián)網(wǎng)平臺的支持，即使不在辦公室或出差在外，只要有互聯(lián)網(wǎng)的地方都可以在線實時處理日常業(yè)務(wù)，這種B/S結(jié)構(gòu)的遠(yuǎn)程技術(shù)使得各項工作更加快捷、準(zhǔn)確，也使得實時辦公、異地辦公變?yōu)楝F(xiàn)實。
    同時，這套ERP系統(tǒng)提供了豐富的權(quán)限組合策略，這樣就可以在營銷中心各部門間劃分明確的職能范圍，在工作人員間區(qū)分出工作職責(zé)及業(yè)務(wù)權(quán)限，組成適合各種業(yè)務(wù)及工作情況的權(quán)限策略。應(yīng)用起來，不僅職責(zé)明確，而且工作流程清晰，上下級層層管控，便于在工作中及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，有效避免了各種工作中的失誤，提高了工作效率，規(guī)范了業(yè)務(wù)行為。
    在整個ERP系統(tǒng)當(dāng)中，發(fā)行管理系統(tǒng)居于整個業(yè)務(wù)鏈的末端，獲得了上游各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)支持，保證了各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。在使用過程中，設(shè)定了合理的工作權(quán)限策略，規(guī)范了發(fā)行人員的業(yè)務(wù)行為，加強(qiáng)了業(yè)務(wù)流程中的控制力度�；�于互聯(lián)網(wǎng)平臺的操作方式，使得工作更加的便捷、有效。
    自發(fā)行系統(tǒng)上線至今已經(jīng)歷時一年，在這一年中，營銷中心的工作人員們在使用平章出版ERP中的發(fā)行系統(tǒng)，經(jīng)歷了一個從認(rèn)識到了解、到磨合，再到熟練操作的過程。在整個過程中，大家已經(jīng)充分的體驗到了全平臺的ERP系統(tǒng)給發(fā)行業(yè)務(wù)所帶來的各種便捷。在這里感謝平章公司各位工作人員對安徽教育出版社所付出的辛勤勞動，希望平章公司在今后的工作中能為大家?guī)�來更加全面、便捷、高效的�?shù)字化辦公平臺。

    安徽教育出版社                       
    王輔仁