山東出版集團(tuán)信息中心  林華

    隨著數(shù)字出版技術(shù)的發(fā)展和復(fù)合出版形式的出現(xiàn)，國(guó)內(nèi)出版人也開始了與時(shí)俱進(jìn)，諸多出版集團(tuán)、出版社開始舍棄局部化信息系統(tǒng)，著手引進(jìn)全套出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)。山東出版集團(tuán)，目前已經(jīng)初步完成了《基于WEB出版綜合業(yè)務(wù)平臺(tái)》一期和二期建設(shè)，在成功部署《平章出版ERP綜合管理系統(tǒng)4.0 》之余，深感數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和數(shù)據(jù)遷移的重要性，特撰文加以總結(jié)，希望對(duì)同行業(yè)單位實(shí)施出版ERP系統(tǒng)有所幫助。

一、 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的重要性
    有成功實(shí)施ERP經(jīng)驗(yàn)的人都知道：“三分技術(shù)、七分實(shí)施、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”這句話。由此，我們不難看出，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備在ERP項(xiàng)目實(shí)施中的重要性。同時(shí)，也表明，作為管理改造工程的ERP項(xiàng)目，花在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和技術(shù)準(zhǔn)備上的時(shí)間并不多，60%以上的時(shí)間是花在了貫穿全程的三大任務(wù)上，即全程的宣傳培訓(xùn)、全程的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和全程的管理變革。這三個(gè)全程缺一不可，其中尤以數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作量最大。

二、 如何進(jìn)行出版單位上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備？
    首先，要搞清楚出版單位都積累有哪些數(shù)據(jù)，哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備。對(duì)于出版ERP實(shí)施所要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)一般可分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和運(yùn)行數(shù)據(jù)。
    基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務(wù)活動(dòng)所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如圖書基本信息、部門信息、員工信息、客戶信息、供應(yīng)商信息等。其特點(diǎn)是它在整個(gè)數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變，同時(shí)它是運(yùn)行數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，社內(nèi)所有業(yè)務(wù)人員通過(guò)調(diào)用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)保持同一數(shù)據(jù)在整個(gè)系統(tǒng)中的唯一性。
    運(yùn)行數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)產(chǎn)生的事務(wù)處理信息。例如圖書發(fā)貨單、銷售退貨單、發(fā)票單、收款單等。
    在出版社前期經(jīng)營(yíng)當(dāng)中，如果各個(gè)部門都使用有局部信息化管理系統(tǒng)，則基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和運(yùn)行數(shù)據(jù)就會(huì)是每個(gè)部門、每個(gè)系統(tǒng)都有積累，而且是相互孤立。所以，在出版單位實(shí)施上線完整ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段，就需要分析清楚基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以哪個(gè)部門、哪個(gè)系統(tǒng)為準(zhǔn)。在出版社發(fā)行部門是業(yè)務(wù)量最大、數(shù)據(jù)積累最多的部門，因此一般會(huì)確定以原用發(fā)行系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為新ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但因ERP系統(tǒng)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性要求比局部信息系統(tǒng)要高，因此數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段需要安排專人對(duì)原有數(shù)據(jù)進(jìn)行字段充實(shí)、核實(shí)。
    局部信息化系統(tǒng)最大的弊端就是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)不唯一，數(shù)據(jù)孤立現(xiàn)象嚴(yán)重，而完整的ERP系統(tǒng)，則要求編務(wù)、生產(chǎn)、發(fā)行、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)各部門的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須統(tǒng)一，從根本上消除數(shù)據(jù)孤立和未來(lái)應(yīng)用中的重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，所以在完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)充實(shí)核實(shí)后，在轉(zhuǎn)移財(cái)務(wù)運(yùn)行數(shù)據(jù)之前，還需要消除數(shù)據(jù)割裂，完成發(fā)行與財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匹配。這一步非常關(guān)鍵，也非常繁瑣，如能向《中華出版人》系統(tǒng)一樣設(shè)計(jì)有數(shù)據(jù)匹配模塊，不僅能大量簡(jiǎn)少工作量，而且還可提高數(shù)據(jù)匹配的準(zhǔn)確性。
    其次，要切實(shí)重視歷史舊數(shù)據(jù)遷移前的加工質(zhì)量和正確認(rèn)識(shí)ERP系統(tǒng)的集成性。
    很多ERP項(xiàng)目在完成前期調(diào)研和系統(tǒng)配置、測(cè)試時(shí)都比較順利，但在渡河搬家時(shí)卻被淹個(gè)半死。究其原因，一是舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一般質(zhì)量較低，也較分散（這是可以肯定的，否則也不會(huì)有引進(jìn)上線ERP的需求）。這樣，局部信息系統(tǒng)在向ERP系統(tǒng)切換時(shí)需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和運(yùn)行數(shù)據(jù)，相當(dāng)大的部分需要通過(guò)加工整理舊系統(tǒng)獲得。而加工的質(zhì)量如何，直接關(guān)系到ERP切換上線的成敗和上線后的運(yùn)行質(zhì)量。從集團(tuán)幾家出版單位上線后的情況來(lái)看，前期社領(lǐng)導(dǎo)比較重視，內(nèi)部參與數(shù)據(jù)加工整理人員認(rèn)真的，上線后新系統(tǒng)運(yùn)行就比較順暢，受舊數(shù)據(jù)影響就小。反之，影響就比較明顯，特別是ERP系統(tǒng)集成度較高，等上線后所有的數(shù)據(jù)匯總到財(cái)務(wù)后，就會(huì)發(fā)現(xiàn)許多已經(jīng)分散在各局部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不對(duì)，經(jīng)常要停下來(lái)重新修正錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，對(duì)新系統(tǒng)運(yùn)行帶來(lái)很大的負(fù)面影響。二是要對(duì)ERP系統(tǒng)和局部信息系統(tǒng)的差異有足夠的認(rèn)識(shí)。不能覺(jué)得兩者區(qū)別不大，不能覺(jué)得拖拉機(jī)和奧迪轎車都一樣，都可以拉人。要認(rèn)識(shí)到ERP系統(tǒng)其實(shí)是一個(gè)全平臺(tái)設(shè)計(jì)的、完整集成的系統(tǒng)。對(duì)于日常運(yùn)作和企業(yè)管理，集成就意為著先進(jìn)和高效、不落伍。而在系統(tǒng)舊數(shù)據(jù)遷移、上線切換時(shí)，集成還意味著更復(fù)雜的數(shù)據(jù)遷移計(jì)劃和更大的實(shí)施工作量。因此，正確對(duì)待舊數(shù)據(jù)加工，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，就成了不被淹死的重要救生工具。