信息化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它的成功與否，除了技術(shù)上的因素以外，組織、管理措施是否得力,也是影響系統(tǒng)成功的重要因素之一。如果沒(méi)有得力的組織、管理措施，再好的技術(shù)也難以發(fā)揮作用。因此，人們常把一個(gè)單位的信息化工作形容為“一把手工程”，這話不無(wú)道理。為保證項(xiàng)目能夠順利進(jìn)行，我們成立了由山東出版總社一把手掛帥的信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，同時(shí)要求所屬各單位也成立相應(yīng)的組織，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)本單位的信息化工作。信息化領(lǐng)導(dǎo)小組的正確領(lǐng)導(dǎo)和決策以及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工的大力支持，為出版總社的信息化工作提供了強(qiáng)有力的組織保證。  
  
　　2．隊(duì)伍建設(shè)  
　　信息化建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，開(kāi)發(fā)、實(shí)施、管理和今后的維護(hù)都需要專門的人才，因此，建立一支既懂信息技術(shù)又了解出版行業(yè)實(shí)際的高素質(zhì)的信息化人才隊(duì)伍應(yīng)當(dāng)是一個(gè)始終需要引起關(guān)注的問(wèn)題。在出版總社多年的信息化建設(shè)過(guò)程中，無(wú)論是總社機(jī)關(guān)還是所屬單位，這支隊(duì)伍逐漸在鍛煉成熟，有些單位還形成了一定的規(guī)模，如山東省新華書(shū)店的新華科技公司和省印刷物資公司的泰山電腦公司等，不但可以組織、實(shí)施本單位的信息化工作，維護(hù)本單位的信息系統(tǒng)，同時(shí)，還可以承擔(dān)系統(tǒng)外的部分項(xiàng)目。在當(dāng)前社會(huì)對(duì)信息技術(shù)人才需求旺盛的大環(huán)境下，應(yīng)當(dāng)采取各種措施（如盡可能提供進(jìn)一步的培訓(xùn)機(jī)會(huì)和參與開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的機(jī)會(huì)），保持這支隊(duì)伍的穩(wěn)定性和延續(xù)性，使其成為出版總社進(jìn)行信息化建設(shè)的一筆寶貴財(cái)富。  
  
　　3．規(guī)章制度  
　　任何工作都要有相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范，信息化工作同樣如此。為保證總社信息網(wǎng)開(kāi)通后能夠正常、有序、高效運(yùn)行，避免人為的失誤給系統(tǒng)帶來(lái)不必要的損失，我們制訂了相應(yīng)的規(guī)章制度。主要有：《山東省出版總社信息網(wǎng)使用及管理暫行辦法》、《計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全管理規(guī)定》、《計(jì)算機(jī)房管理辦法》、《山東省出版總社信息網(wǎng)信息發(fā)布制度》等，為規(guī)范總社信息網(wǎng)的使用發(fā)揮了良好的作用。隨著應(yīng)用的不斷深入，各種崗位責(zé)任制（如：《系統(tǒng)管理員崗位職責(zé)》、《應(yīng)用管理員崗位職責(zé)》、《網(wǎng)站編輯崗位職責(zé)》）也正在逐步建立起來(lái)。  
  
　　4．適時(shí)培訓(xùn)  
　　對(duì)各個(gè)層面的人員進(jìn)行信息技術(shù)和軟硬件操作的培訓(xùn)是信息化工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。針對(duì)出版總社的實(shí)際，我們分三個(gè)階段進(jìn)行了相應(yīng)的培訓(xùn)工作，第一，在項(xiàng)目論證和立項(xiàng)以前，請(qǐng)山東省信息化專家為系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)行信息及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)講座，目的是使他們了解信息技術(shù)的基本知識(shí)和最新發(fā)展?fàn)顩r，搞清信息技術(shù)到底能為出版工作做什么，便于他們決策；第二，在系統(tǒng)投入試運(yùn)行之前，對(duì)各類操作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)基本知識(shí)（Windows、Word、Excel、Internet等）和總社信息網(wǎng)使用的培訓(xùn)，目的是消除部分人員（尤其是年齡偏大者）對(duì)計(jì)算機(jī)的“神秘”感，使他們能夠熟練掌握與自己業(yè)務(wù)相關(guān)的操作；第三，對(duì)各級(jí)系統(tǒng)管理員、信息員進(jìn)行專項(xiàng)技術(shù)培訓(xùn)（信息發(fā)布、信息交換、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)頁(yè)制作等），使他們掌握信息發(fā)布和信息交換的操作并能對(duì)本單位的信息系統(tǒng)進(jìn)行簡(jiǎn)單的維護(hù)。  
  
　　5．充分估計(jì)實(shí)施的難度  
　　信息化工作的難度很大，尤其是在一些較為“傳統(tǒng)”的行業(yè)。難在哪里？我們認(rèn)為，并不是難在技術(shù)本身，而是難在實(shí)施過(guò)程中的一些非技術(shù)性因素。“技術(shù)完美”的方案在實(shí)踐中難以推廣的現(xiàn)象并不鮮見(jiàn)，這恐怕就是人們常提到的觀念與意識(shí)問(wèn)題。如果對(duì)員工的接受能力沒(méi)有正確的估計(jì)，不做好組織、協(xié)調(diào)、實(shí)施的充分準(zhǔn)備，信息化工作的難度會(huì)大大增加，而如果因此造成失敗，會(huì)給今后的工作帶來(lái)更大的困難。  
  
　　6．加強(qiáng)協(xié)調(diào)，及時(shí)溝通  
　　人們常常以“三分技術(shù)，七分協(xié)調(diào)”來(lái)形容信息化工作中協(xié)調(diào)的重要性，這一點(diǎn)我們有深刻的體會(huì)。山東出版集團(tuán)的信息化工作涉及到編、印、發(fā)、供等方方面面，各個(gè)局部都有自己的利益，惟有及時(shí)溝通，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，“曉之以理，動(dòng)之以情”，才能使信息化工作順利進(jìn)行。  
  
　　7．正確分析面臨的問(wèn)題，選準(zhǔn)突破口  
　　任何單位的信息化工作都要根據(jù)自己的實(shí)際情況，選擇適合本單位的解決方案。要對(duì)本身所面臨的問(wèn)題和同行業(yè)的大環(huán)境有較為清晰的認(rèn)識(shí)，做到“知己知彼”，才能作出最適合自己的解決方案，避免“人云亦云”，盲目跟風(fēng)。在提出我們的解決方案之前，我們對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的信息化工作現(xiàn)狀進(jìn)行了大量的調(diào)研，并到全國(guó)出版界信息化工作搞得比較好的兄弟省市進(jìn)行了考察。在此基礎(chǔ)上，我們認(rèn)為，把各個(gè)孤立的“信息孤島”進(jìn)行連通，實(shí)現(xiàn)信息共享和網(wǎng)上的信息交換是關(guān)鍵，而不是開(kāi)發(fā)具體的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。因?yàn)楸M管我們的有些業(yè)務(wù)系統(tǒng)在技術(shù)上可能不是最先進(jìn)的，但由于已經(jīng)運(yùn)行了一段時(shí)間，大家已比較熟悉，基本上能滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求。同時(shí)，已經(jīng)有多家單位開(kāi)發(fā)出符合當(dāng)前技術(shù)潮流的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，我們?cè)匍_(kāi)發(fā)，必然會(huì)重復(fù)別人的“老路子”，不如直接購(gòu)買。  
  
　　8．慎重選擇開(kāi)發(fā)商  
　　選擇一個(gè)良好的合作伙伴是信息化工作成功的重要因素之一，合作伙伴的信譽(yù)、技術(shù)、售后服務(wù)等各個(gè)方面要綜合考慮。我們認(rèn)為，對(duì)于一些成熟的產(chǎn)品，由于不需要太多的售后服務(wù)，合作伙伴的地域性可以不作為一個(gè)重要指標(biāo)。但對(duì)于我們山東出版集團(tuán)本次這種項(xiàng)目性的工作，由于需要較多的交互，合作伙伴的地域性應(yīng)當(dāng)作為一個(gè)重要指標(biāo)來(lái)考慮。  
  
　　9．發(fā)揮專家作用 
　　信息化實(shí)施過(guò)程中，充分發(fā)揮專家的作用，可以做到少走甚至不走“彎路”。在我們項(xiàng)目的初期調(diào)研、方案論證以至最后的系統(tǒng)驗(yàn)收，始終有山東省信息化專家的參與和指導(dǎo)，收到了良好的效果。  
  
　　10．先進(jìn)性與實(shí)用性  
　　信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，新的技術(shù)和產(chǎn)品層出不窮，用戶往往有眼花繚亂、應(yīng)接不暇之感。而一個(gè)單位的信息化工作由于投資、實(shí)施等種種原因，很難或不可能隨時(shí)跟蹤信息技術(shù)的最新成果。因此，在進(jìn)行信息化工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)處理好“先進(jìn)性”與“實(shí)用性”的關(guān)系。我們認(rèn)為，“最實(shí)用的，對(duì)用戶來(lái)講就是最好的”，不應(yīng)盲目去追求“高、精、尖”。有如下幾個(gè)原因，第一，從消費(fèi)的角度來(lái)講，新的產(chǎn)品和技術(shù)總有一個(gè)成熟期，這時(shí)候的用戶要冒一定的風(fēng)險(xiǎn)；第二，是否是出于競(jìng)爭(zhēng)需要的廠家的“炒作”，用戶很難判斷；第三，如果新產(chǎn)品、新技術(shù)帶來(lái)用戶使用環(huán)境、操作方式和工作流程的較大改變，實(shí)施的難度要大大增加。當(dāng)然，這也不是否認(rèn)新技術(shù)、新產(chǎn)品的作用，歸根結(jié)底一句話就是“實(shí)事求是”。  
  
　　11．做好技術(shù)消化和轉(zhuǎn)移工作  
　　信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，要保持一定的連續(xù)性。在整個(gè)出版總社信息網(wǎng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，我們均嚴(yán)格按照軟件工程的要求來(lái)規(guī)范進(jìn)行。從最初的用戶需求分析到最終的系統(tǒng)測(cè)試、調(diào)試，均提供了完整、詳盡的技術(shù)資料和文檔，為今后系統(tǒng)的擴(kuò)展和保護(hù)資源打下了良好的基礎(chǔ)。